Organizar e manter os documentos fiscais em dia é muitas vezes a pior tarefa para o proprietário de uma empresa.
Não é a toa que muitos deixam para fazer isso somente na hora da necessidade — ou seja, aquele famoso momento em que um fiscal do governo bate à sua porta e pede seus documentos atualizados, do contrário você ganhará uma gorda multa.
Sim, manter os documentos em dia pode não ser a parte mais legal de gerir seu negócio, mas garantir que tudo seja devidamente mantido maximiza suas deduções na hora de pagar impostos e protege sua empresa no caso de uma possível auditoria.
Para ajudar a tornar essa tarefa mais fácil e menos dolorosa, abaixo separamos os passos para manter os documentos fiscais! Acompanhe conosco:
Documentos fiscais em dia: 6 obrigações que você deve lembrar
Nas palavras de um filósofo sábio: “é melhor ter e não precisar do que precisar e não ter”. Esse ditado também é válido quando falamos de manter documentos fiscais em dia.
Não importa se você está apenas começando sua empresa ou se é um pequeno empreendedor experiente. É recomendável que siga a lista de verificação a seguir para garantir a proteção de sua empresa.
Para ajudar você a equilibrar o desejo de organizar com a necessidade de preservar seus registros, reuni uma lista do que é preciso manter atualizado:
1. Extratos bancários
Você pode achar que não, mas os extratos bancários são parte essencial para manter seus documentos fiscais em dia. Toda documentação bancária, assim como seus extratos, deve ser enviada mensalmente à contabilidade para evitar problemas.
Depósitos sem a devida comprovação da receita , por exemplo a emissão de NF, duplicatas, etc., são considerados pela legislação como receita omitida. Isso pode gerar penalidades para a empresa.
Por outro lado, saída de dinheiro da conta-corrente, sem o devido esclarecimento sobre seu destino, será considerada retirada de Pró-Labore. Assim, os sócios serão taxados, por se tratar de uma receita tributável.
A maioria dos bancos dá acesso a extratos bancários mensais e anuais online. Por isso, mantenha as declarações mensais à mão até receber o seu relatório de fim de ano. Em seguida, retalhe e recicle com segurança as declarações mensais ou exclua-as de seus arquivos digitais.
Caso você ainda receba declarações em papel, certifique-se de que você as digitalize e armazene na nuvem. Ou melhor, ainda, utilize um software ERP que seja integrado à sua conta.
2. Notas fiscais
Mantenha as notas fiscais que você envia para pagamento ou aquelas que fornecedores e empresas terceiras enviam para você por bens e serviços prestados por pelo menos cinco anos.
As notas são importantes para manter os documentos fiscais em dia porque são a base das suas demonstrações de entradas e saídas — toda movimentação na conta da sua empresa deve ter sua respectiva nota. Esta é uma das principais coisas que o Fisco presta atenção no caso de você ser auditado.
Além disso, as notas fiscais emitidas por você servem como documentação de despesas e as notas a receber servem como recibos de receita bruta.
Atualmente, a maioria das empresas já aderiu à NF-e, Nota Fiscal Eletrônica. Por isso, eliminam a necessidade de um espaço físico para guardar as notas, já que o armazenamento agora é digital e pode ser feito salvando a XML da nota com uma assinatura digital da empresa.
Aqui é preciso cuidado para fazer a distinção entre DANFE, XML e nota fiscal. Não adianta guardar a DANFE, Documento Auxiliar de Nota Fiscal, é preciso arquivar o XML, conforme falamos. Para isso, é interessante contar com um sistema integrado ao SEFAZ para fazer o recolhimento e arquivamento das NF-es emitidas de forma automática.
3. Cadastros da empresa
Para emitir notas fiscais, em primeiro lugar, qualquer empresa precisa estar com seu CNPJ em dia. Sem isso, além de estar sujeita às penalidades da Receita, a empresa deixa de existir legalmente, invalidando contratos e prejudicando sua credibilidade junto ao mercado.
Além do CNPJ, as inscrições estadual bem como municipal também devem estar em dia para devido recolhimento dos impostos. A primeira é destinada para indústria e comércio e deve ser realizada junto à Secretaria Estadual da Fazenda. Já empresas prestadoras de serviços devem fazer a inscrição municipal junto à Secretaria Municipal.
4. Livros contábeis
Todas as informações contábeis devem ser devidamente registradas nos livros contábeis para manter os documentos fiscais em dia. Se antigamente isso significava manter livros físicos com os dados de todas as entradas, saldos de conta e movimentações da empresa, atualmente o SPED Fiscal foi lançado pela Receita para digitalizar essas obrigações.
Contudo, a responsabilidade da empresa permanece a mesma: manter os dados atualizados junto ao novo sistema. O SPED substitui os Livros Diário, Razão e/ou Balancete Diário. Neste caso, ao contrário de fazer os livros físicos, a empresa apresenta apenas um arquivo digital, a ECD — Escrituração Contábil Digital.
5. Documentos trabalhistas
O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) e o RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) eram os documentos pelos quais o Ministério do Trabalho controlava os empregados ativos de uma empresa e as obrigações tributárias ligadas a isso.
Atualmente, essas obrigações estão sendo substituídas pelo eSocial, projeto integrante do SPED que digitalizará também as informações trabalhistas da empresa, o que facilita a atualização rápida dos dados.
6. Guias de recolhimento
Toda guia de recolhimento de imposto, taxa ou contribuição deve ser guardada pela empresa para comprovar que está em dia com as contribuições tributárias. O tempo de arquivamento varia de acordo com a obrigação.
Embora essa lista certamente não cubra tudo, ela deve fornecer uma estrutura sólida para o que você comece a deixar os documentos fiscais em dia.
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