Até bem pouco tempo, as notas fiscais eram emitidas de forma manual. Porém, com o avanço da tecnologia elas passaram a ser preenchidas e emitidas por meio de softwares. Porém, muita gente ainda tem problemas com o preenchimento das notas fiscais eletrônicas, bem como, possuem dúvidas em como emitir DANFE.
No post de hoje, você vai aprender como emitir DANFE em alguns passos simples bem como conhecer um pouco mais sobre esse documento. Acompanhe e saiba mais:
O que é o DANFE?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou DANFE, é um documento onde consta todas as informações que foram colocadas manualmente, bom como automaticamente na NF-e.
DANFE é uma representação gráfica da nota fiscal eletrônica emitida pelo empresário. Dessa forma, ela pode ser impressa e todos os dados que estão na NF-e também aparecem nesse documento digital
O documento é usado principalmente para o transporte de mercadorias. É importante ressaltar que, sem ele, o caminhão de cargas não pode circular no território nacional. Além disso, as empresas que não cumprem esse requisito devem arcar com penalidades impostas pela lei.
Por exemplo, fazem parte do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica informações como o peso da mercadoria, valor, chave de acesso e outras informações.
Portanto, o DANFE torna mais fácil o acesso às informações contidas na NF-e, apesar de não substituí-la, servindo somente para o seu auxílio.
Por que entender como emitir DANFE?
O documento auxiliar serve para comprovar a existência da NF-e. Além disso, também pode ser usado para auxiliar na escrituração contábil da transação.
Ele também é útil para coletar a assinatura do destinatário bem como do motorista no ato da entrega do produto ou da prestação do serviço.
Dessa maneira, o canhoto que fica em posse do emissor do DANFE serve, inclusive, como comprovante de entrega.
Como emitir DANFE?
Emitir o DANFE parece uma tarefa muito complicada. Porém, com o passo a passo que preparamos para você, essa tarefa ficará bem mais simples.
Veja abaixo:
1. Requisitos básicos e como emitir DANFE
Primeiramente, a melhor forma de emitir o DANFE é por meio de um sistema utilizado para a geração da NF-e. Dessa forma, você garante que não haja nenhum tipo de divergência quando os documentos forem comparados.
Para isso, é necessário possuir certificado digital A1 ou A3, um computador com conexão à internet e o software para emitir NF-e devidamente instalado.
2. Escolha um bom Software
É muito importante que a escolha do Software no qual será emitido o DANFE seja feita com muita cautela. Portanto é indispensável que sejam avaliados todos os benefícios que ele trará para sua empresa. Isso porque, com o mesmo sistema, é possível fazer a emissão dos documentos e toda a gestão fiscal, tributária e financeira do estabelecimento.
3. Preenchimento dos campos obrigatórios e não obrigatórios
O preenchimento dos campos da nota fiscal eletrônica é de extrema importância para que o DANFE contenha as informações corretas.
Algumas informações devem obrigatoriamente constar no documento. São elas:
- número da NF-e;
- chave de acesso;
- dados do emitente;
- dados do destinatário;
- peso líquido e bruto da mercadoria;
- valores dos impostos;
- valores das mercadorias;
- placa do veículo que vai levar a mercadoria;
- dados da transportadora;
- denominação DANFE.
Além disso, outro item que também deve constar no DANFE é o campo das observações, que servirá para orientar sobre informações necessárias e que não possuem campo específico na NF-e.
4. Emissão da NF-e e impressão do DANFE
No momento em que todos os campos estiverem preenchidos, é necessário conferir cada um deles e, então, a NF-e pode ser enviada à Receita Federal.
O documento vai gerar uma chave de acesso que contém 44 dígitos, que servirá para comprovar a validade da NF-e junto ao órgão fiscalizador.
Após seguir todos esses passos, o DANFE poderá ser impresso e a mercadoria poderá ser enviada ao destinatário.
5. Layout do DANFE
O DANFE possui um layout padrão e todas as empresas precisam estar cientes disso. O seu modelo está acessível no Manual de Integração – Contribuinte disponibilizado para todos que ainda tiverem dúvidas.
Como proceder em caso de extravio?
Caso o transportador venha a extraviar o DANFE, o emitente deverá realizar a reimpressão do documento e encaminhá-lo novamente ao motorista.
No entanto, vale ressaltar que esse procedimento só é necessário caso o extravio do documento aconteça antes que a mercadoria tenha chegado ao seu destino.
Quem pode emitir DANFE?
Depois de aprender como emitir o DANFE, muitos ainda ficam com uma dúvida: mas, afinal, quem pode emitir o documento?
Profissionais qualificados que trabalhem no setor de faturamento e empresários que tenham algum conhecimento tributário, contábil e fiscal são as pessoas mais indicadas para realizar essa tarefa.
Quantos DANFEs existem para cada NF-e?
Para cada nota fiscal eletrônica, deverá existir apenas um DANFE. Ele poderá ser emitido em mais de uma folha, caso exista uma relação extensa de mercadorias vendidas.
O mesmo código de barras deverá ser informado em cada uma das folhas do documento e cada uma delas deverá conter um número diferente de página.
É obrigatório guardar o DANFE?
O emitente e o destinatário deverão manter o arquivo digital armazenado pelo prazo estabelecido na legislação tributária. Contudo, o DANFE impresso não precisa necessariamente ser guardado.
A emissão e impressão da NF-e e DANFE não podem ser feitas de qualquer maneira. Todas as informações citadas no documento devem ser conferidas antes do envio ao Sefaz (Secretaria Estadual da Fazenda).
Vale lembrar que o DANFE não substitui a NF-e, sendo apenas uma de suas várias representações impressa.
Então, seja você um empresário, gestor de empresa ou chefe do setor financeiro, saiba que a emissão da nota fiscal eletrônica e do documento fiscal auxiliar não é tão difícil de fazer quanto você imagina.
Caso você não tenha segurança ou ainda tenha dúvidas sobre como emitir DANFE por conta própria, contrate uma empresa que preste serviços e suporte de Software para ajudar você nessa tarefa.
E então, ainda restou alguma dúvida sobre como emitir DANFE? Precisa de um sistema para emissão das suas Notas Fiscais Eletrônicas e do DANFE? Então conheça o ERPsoft.
