Quando você pensa em emitir NFe online, o que vem à cabeça? Burocracia? Medo? Isso é comum para muitos empreendedores que enxergam a contabilidade como um fardo com o qual não sabem lidar.
Contudo, não precisa ser assim. A contabilidade e a emissão de notas fiscais é uma obrigatoriedade para qualquer empresa. Se antes elas deviam ser realizadas manualmente, hoje a internet chegou para trazer facilidades. Uma delas é a Nota Fiscal Eletrônicas, ou NFe.
Muito mais simples de lidar, as NFes reduzem as chances de erros e problemas na hora de emissão. Reduzem, mas não eliminam. Mesmo considerando suas facilidades, é preciso cuidado na hora de emitir NFe online.
E para que você saiba como evitar problemas, listamos os erros mais comuns na emissão de NFe. Acompanhe conosco e veja como não repeti-los!
1. Erro no Certificado Digital impedem de emitir nfe online
O certificado digital é o que atua como assinatura digital da sua empresa ao emitir NFe online. Ou seja, é ele que autentica as notas emitidas como realmente suas. Acontece que muitas PMEs não dão a devida atenção ao certificado digital por não entenderem a sua importância.
Sem ele, sua nota pode perder validade jurídica. Por isso é importante garantir que esteja tudo correto com seu certificado. Para consegui-lo, você deve entrar em contato com uma Autoridade Certificadora, que seja devidamente credenciada pela ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas). Dessa maneira é possível garantir a segurança e legalidade do certificado digital da sua empresa.
2. Recusa ou não manifestação
Todos os envolvidos ao emitir NFe online (tanto o emissor quanto quem recebe a nota) podem consultar pela internet os eventos relacionados a ela. Porém, fazer isso para cada nota pode ser um processo demorado e burocrático. Por isso que o receptor da nota deve se preocupar em registrar sua manifestação ou recusa.
A manifestação ou recusa serve como forma de o destinatário avisar ao emissor de uma NFe que a mesma foi recebida e será encaminhada aos devidos trâmites. Ou ainda que foi recusada devido a alguma falha na sua emissão. Portanto, fique atento também se seus destinatários estão realizando esse procedimento, para não correr risco de ter uma nota recusada sem que seja do seu conhecimento.
3. Confundir o DANFE, XML e a nota fiscal
Um dos erros mais comuns ao emitir NFe online é a confusão entre os conceitos e finalidades de alguns documentos fiscais. Como o DANFE, XML e da nota fiscal eletrônica propriamente dita. O DANFE é apenas uma versão simplificada da NFe, não possuindo nenhuma validade jurídica. Ou seja, não adianta utilizar o arquivo em pdf ou o papel impresso da nota; o que realmente importa é a XML dela.
O arquivo XML contém todas as informações da nota eletrônica, enquanto o DANFE é apenas uma versão resumida. Divergências entre as informações do XML e do DANFE (como no caso de empresas que alteram os dados do arquivo DANFE) podem levar a multas e problemas legais graves. O prejuízo pode chegar a até 100% do valor da transação.
4. Preenchimento incorreto ao emitir NFe online
Como falamos, divergências no DANFE podem gerar multas bem altas. Assim como o preenchimento incorreto das informações na emissão da nota. É preciso fazer o preenchimento correto de todos os campos obrigatórios para que ela seja devidamente autorizada.
Sendo assim, é importante manter cadastros atualizados dos seus clientes e fornecedores. Muitas vezes, esses podem mudar seus dados cadastrais sem te informar, o que pode levar a problemas na hora de emitir NFe online. Nesse caso, se a nota já tiver passado pelo SEFAZ, é possível emitir uma carta de correção para evitar possíveis autuações.
5. Não armazenar XMLs de documentos fiscais
Já mencionamos que são os arquivos XMLs que efetivamente possuem validade jurídica. Por isso eles devem ser devidamente armazenados por sua empresa. Além de te ajudar a manter sua contabilidade organizada, essa é uma obrigatoriedade legal de acordo com os artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional.
Outro problema é o armazenamento inadequado das notas. Guardar tudo em uma pasta do seu computador não é recomendável, já que em caso de falhas no hardware você pode acabar perdendo todos os seus arquivos. Além disso, é importante manter tudo organizado para que, na eventualidade de precisar de uma NFe, você consiga achá-la com facilidade.
6. Depender de terceiros para receber a nota fiscal por e-mail
Um grande erro é depender dos seus fornecedores para receber os arquivos XML das notas fiscais por e-mail. Isso porque o e-mail pode se perder na sua caixa de entrada ou você pode simplesmente perdê-lo. Além disso, gera mais trabalho para você e sua equipe na hora de conferir, receber e armazenar as NFes.
Atualmente, é possível — e necessário — contar com sistemas integrados que fazem o monitoramento das notas emitidas para sua empresa e a captação direta junto ao SEFAZ dos arquivos assim que as mesmas são geradas. Eles ainda ajudam a reduzir o tempo gasto com a gestão das NFes, te permitindo focar naquilo que realmente importa: seu negócio.
Além de evitar esses erros básicos na hora de emitir NFe online, existem práticas que te ajudam a otimizar a administração das NFes. Fique atento e evite problemas com o fisco e multas para a sua empresa!
Agora que você conhece as melhores práticas para administrar as notas fiscais eletrônicas, que tal conhecer o ColetaXML, sistema que faz o download automático de todos os XML gerados contra o seu CNPJ.
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