Qualquer empresa que tenta reduzir o estoque e seus custos associados começa a enfrentar alguns desafios. Conquistar níveis ótimos de estoque é um objetivo crítico que requer atenção diligente e ação diária. Evitar erros na gestão de estoque acabam sendo crucial.
Os benefícios de uma boa gestão de estoque, no entanto, são muitos. Eles podem ser medidos pela melhoria no atendimento ao cliente, aumento de vendas e redução de custos. O resultado, é o aumento da lucratividade. Mas como atingir esta meta?
Primeiramente é preciso eliminar erros na gestão de estoque. Abaixo listamos os principais. Dessa forma, você pode evitar que eles aconteçam sob sua gestão ou ainda corrigi-los a tempo. Acompanhe.
1. Faltam métricas para medir o desempenho
Você pode já ter ideia dos erros na gestão de estoque que sua organização está cometendo. Mas como corrigir problemas quando não existem padrões ou métricas estabelecidas? Como melhorar se não existe nenhuma forma de medir o para atendimento ao cliente, giro de estoque ou eficiência de inventário?
Um bom ponto de partida é iniciar o rastreamento obrigatório da taxa de preenchimento (fill rate) e do giro de estoque de todos os produtos. Essas são duas métricas com as quais seus gerentes de produto devem lidar o tempo todo. É importante monitorar a taxa de preenchimento diariamente.
No entanto, a frequência de medição de giro do inventário depende dos ciclos de vendas e produção de sua empresa. Independentemente do que você considera melhor para suas operações, os gerentes devem acompanhar e melhorar essas taxas.
2. Funcionários mal qualificados para gerenciar o inventário
Com certeza existem inúmeras dificuldades para otimizar operações e planejar treinamentos. Principalmente quando, ao mesmo tempo, é preciso garantir que esteja tudo funcionando. Entretanto, para evitar erros na gestão de estoque, você precisa de trabalhadores confiáveis e que possam fazer um trabalho bem feito.
Ao tomar medidas para implementar um sistema de controle de inventário, considere as soluções a seguir para evitar frustrações tanto para você quanto para seus funcionários:
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Contrate as pessoas certas. Sua empresa tem muito dinheiro atrelado ao estoque. Portanto, para cuidar dele, você deve contratar gerentes de estoque profissionais ou pessoas que tenham um histórico sólido na área;
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Responsabilidade dos gestores de inventário. Você tem alguma ideia de quem é responsável pelo inventário no seu armazém? É importante ter uma pessoa (ou pessoas) de confiança que conheça e apoie totalmente seus objetivos estratégicos. Se esse não for o caso da sua empresa, suas metas talvez nunca sejam cumpridas;
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Enfatize o treinamento desde o início. Muitos fornecedores que oferecem software e soluções de gerenciamento empresarial realizam treinamento local para seus funcionários. Aproveite esta oportunidade. O treinamento geralmente é personalizado para sua empresa e todos devem aprender as melhores práticas desde o início.
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3. Não realizar verificações frequentes de estoque
Fazer a contagem do estoque pode ser uma dor de cabeça. Você basicamente precisa interromper o processamento de todos os pedidos em seu depósito. Após, precisa contar cada item em cada prateleira, em cada local de depósito, um a um, verificar se esse número corresponde ao que você tem no sistema e atualizar as discrepâncias.
Contudo, não realizar essas contagens com frequência é um dos grandes erros na gestão de estoque. Certamente isso pode se tornar uma tarefa incrivelmente demorada, especialmente se você tiver um grande depósito com vários locais de estoque. Mas há uma maneira de acelerar o processo!
A solução é escolher um sistema de gerenciamento de estoque com um scanner totalmente integrado. Isso pode remover a dor e o incômodo das verificações de estoque, de modo que essas verificações sejam convertidas em tarefas que levem apenas uma hora ou um pouco mais.
4. Fazer o controle manual e gerar erros na gestão de estoque
Se você está usando o Excel ou algum outro processo manual para rastrear seu estoque, está desperdiçando tempo e dinheiro analisando papéis e corrigindo erros na gestão de estoque um por um. O Excel e outros processos manuais não funcionam em tempo real nem permitem que vários usuários acessem-nos ao mesmo tempo.
Um sistema automatizado, ao contrário, permite que vários funcionários acompanhem itens em vários locais, tudo isso enquanto monitoram pedidos e remessas para esses itens.
Você pode até se encontrar sem conhecimento sobre fatores importantes, como a quantidade de itens que tem a disposição. Isso pode gerar frustrações. Principalmente, se isso atrapalha o atendimento às necessidades dos clientes que, dessa forma, irão procurar a concorrência. Sua empresa nunca atenderá às demandas atuais do mercado se você não planejar proativamente o futuro.
Assim, mudar para um sistema automatizado de gerenciamento de estoque fornecerá dados em tempo real. Dessa maneira, você terá um controle do que está em estoque e o que está em falta. Além disso, você terá acesso à dados dos itens com maior ou menor saída. Com acesso constante a informações precisas, você sempre saberá o que seus clientes desejam.
E quando os clientes estiverem satisfeitos, você também ficar. Mais especificamente, você coletará receita ao invés de poeira dos produtos em seu depósito.
5. Previsão de demanda (forecast) imprecisa
A previsão, ou forecast, é uma estimativa do que os clientes comprarão. Uma estimativa incorreta resulta em erros na gestão de estoque e um desequilíbrio entre a demanda e oferta. Pelo contrário, projetar um forecast preciso leva ao pedido de uma quantidade adequada de produtos e disponibilização dos mesmos no tempo certo.
Uma previsão errada traz uma das duas situações: abundância ou escassez.
A abundância leva a um excesso de produtos acabados e seus custos associado. Já o deficit resulta na incapacidade de preencher pedidos de clientes e perda de vendas.
Vários motivos afetam a precisão do seu forecast e a consequente geração de erros na gestão de estoque. Como por exemplo, não utilizar um método de determinação adequado. Outro problema é não ser capaz de identificar quais produtos devem ser incluídos no forecast.
Não incluir as previsões reais (porcentagem fixa consumida em cada período de previsão), a falta de dados históricos para basear o forecast e a incapacidade de definir períodos precisos também podem te levar a dados imprecisos.
O controle de estoque é o coração do sucesso de qualquer varejo. Portanto, evitar erros na gestão de estoque é o primeiro passo para assegurar satisfação dos clientes, custos otimizados e mais receita para a empresa!
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