Entenda como cumprir os requisitos do eSocial para empresas

Após prorrogações no calendário de implantação, agora os empreendimentos devem se organizar para utilizar o eSocial para empresa. O sistema, que unifica o envio de informações sobre trabalhadores, foi criado pelo Governo Federal como uma forma de reduzir a burocracia que recai sobre os empreendimentos brasileiros.

O programa entrou em vigor no ano de 2014 por meio do Decreto n° 8.373/2014, instituído pelo Presidente da República. O registro e a transmissão executada pelo programa substituirão o dever das cessões das informações em outros tipos de fichas e declarações.

No texto de hoje, vamos compartilhar algumas informações relevantes sobre o eSocial e como ele vai influenciar todos os setores da empresa. Siga conosco!

O que é o eSocial?

É um projeto implementado pelo governo brasileiro com o objetivo de unificar o envio de dados referentes ao empregador e empregado. Assim, ele consiste em uma ferramenta de obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais. Ou seja, esse sistema é capaz de extinguir a necessidade do envio de relatórios isolados para a Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social.

O eSocial para empresas tem por objetivo diminuir a burocracia e ampliar a responsabilidade das empresas no fornecimento de dados. Assim, o sistema terá um impacto muito grande na administração e na chefia da instituição. Isso porque o eSocial vai tornar as normatizações do trabalho mais claras e específicas.

Quem precisa cumprir com o eSocial?

A princípio, o uso do portal  era facultativo e utilizado especialmente pelos empregados domésticos. Porém, a partir de janeiro de 2018, a finalidade do eSocial aumentará e se aplicará às empresas que faturaram a quantia superior a R$ 78 milhões em  2016. O eSocial para empresa serve para informar dados como contribuições previdenciárias, folha de pagamento, registro entre outras

A partir de julho de 2018, essas empresas ainda serão obrigadas a usar a ferramenta para transmitirem dados. Serão repassadas informações a respeito do local de trabalho, por exemplo dados sobre acidente de trabalho, saúde dos profissionais e segurança do trabalho.

Para os demais empreendimentos, incluindo as pequenas empresas, o eSocial se tornará obrigatório a partir do mês de julho de 2018. Já os dados acerca do local de trabalho serão exigidos a partir do mês de janeiro de 2019.

O cronograma com as datas obrigatórias para a aplicação do eSocial para empresas é conforme o estabelecido pela Resolução n° 03/2017.

Como será seu funcionamento?

Após a implantação do programa eSocial para empresa, diversas obrigações serão extintas. Por exemplo, a necessidade de envio do CAGED, SEFIP, DIRF, entre outros. Apenas será necessário o preenchimento do eSocial para empresa.

Com a implantação do programa eSocial para empresa, diversas obrigações relativas aos recursos humanos serão extintas. Por exemplo, o CAGED, RAIS, SEFIP, DIRF, entre outros. No lugar delas, passará a existir somente o eSocial.

O programa é constituído por 45 arquivos, que possuem informações diferentes, sendo separados em 3 grupos. Eventos iniciais e de tabela, eventos periódicos e eventos não periódicos.

1. Eventos de tabela

São aqueles que devem ser encaminhados anteriormente ao início da obrigatoriedade. Auxiliarão como base para o recebimento e cálculos dos demais.

2. Eventos periódicos

São os eventos que devem ser enviados todos os meses, como o caso da remuneração dos trabalhadores.

3. Eventos não periódicos

São aqueles que devem ser transmitidos apenas quando ocorre uma admissão de funcionário, um afastamento de alguns dias, dentre outros. O eSocial para empresas fará todas as validações de forma online, sem o uso de um PGD para a geração e transmissão de eventos. O sistema é diferente do atual, em que o empregador organiza um arquivo e valida em um programa que gera a declaração (PGD RAIS, PDG SEFIP) no próprio equipamento.

Assim, os sistemas das empresas deverão se conectar ao eSocial por meio de um webservice. Dessa forma, serão enviados os arquivos XML. Ou então, o

Os sistemas particulares da empresa deverão se conectar ao eSocial por intermédio de um webservice, que será o meio de envio dos arquivos XML ou o empreendimento gera o evento completando os campos diretamente no portal na internet, sendo que, para as grandes empresas, essa última opção será inexequível.

Pelo fato de todos os sistemas — integralizados ou não, de medicina e segurança do trabalho, tributários, folha de pagamentos etc. — terem o dever de enviar os arquivos ao eSocial, é essencial o uso de um gerenciador centralizador que, além de realizar a incorporação dos arquivos XML, deve fazer a validação dos dados de forma prévia.

Dessa forma, a empresa terá mais segurança e poderá se precaver de correr riscos inoportunos, como o envio de informações errôneas para o eSocial, evitando chamar a atenção da fiscalização para si.

Quais são as vantagens e desvantagens do eSocial para empresa?

Assim como os demais programas SPED do Governo, o eSocial para empresa possui vantagens e desvantagens. Confira:

Vantagens

  • diminuição da burocracia;
  • melhora na organização de informações sobre os funcionários;
  • redução de obrigações ao curso da implantação;
  • aumento da automação de tarefas.

Desvantagens

  • aumento dos custos com implementação e sistemas;
  • maior agilidade na fiscalização;
  • necessidade de inspeções nos processos internos.

Como evitar problemas na implementação do eSocial nas empresas?

Os contratempos no período de implantação do eSocial podem ser evitados da seguinte forma:

Planejamento

Antes de qualquer coisa, é necessário realizar uma avaliação minuciosa da atual situação dos quesitos do projeto da empresa e, a partir daí, determinar quais são as atividades que terão prioridade e as que envolvem maiores esforços. Cada ação deverá ter um prazo estabelecido e um responsável que devem ser diligentemente observados.

Comprometimento da organização

A adequação ao eSocial engloba vários setores da empresa. Os indivíduos-chave da organização devem estar a par e também envolvidos no projeto. Assim, será mais simples contar com os recursos necessários, atender aos prazos e entregar os resultados esperados.

Gestão

Assim que estabelecido o plano de ação e os recursos envolvidos, as atividades devem ser lançadas e, para evitar atrasos, é preciso uma boa administração do projeto, sendo necessária também a preocupação com o período pós implementação, já que a empresa passará por transformações importantes.

Treinamento e qualificação profissional

Umas das dificuldades mais esperadas quando se trata da adoção do eSocial para empresa são as mudanças culturais e adaptação aos processos. Para dirimir as dificuldades, os empreendimentos devem investir em treinamentos para a qualificação de seus colaboradores de forma que as novas atividades sejam recebidas com maior facilidade e eficiência.

É importante destacar que o plano de adequação aos quesitos exigidos pelo eSocial para empresa deve começar o mais rápido possível. Assim, se evita os erros e desperdício de recursos. Além disso, contar com um profissional qualificado e softwares específicos pode fazer toda a diferença no seu negócio.

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Samuel M Basso

Mais de 16 anos de experiência na área de tecnologia da informação Samuel é um executivo de negócios de TI, empresário e professor. Tem uma grande experiência em análise e desenvolvimento de sistemas de gestão, marketing digital, consultor de micro e pequenas empresas.

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