A gestão de compras diz respeito a aquisição dos materiais corretos, nas quantidades certas, no tempo exato, com preços mais vantajosos. Na prática é a garantia de ter a disposição os suprimentos adequados no momento em que eles se fazem necessários. Dessa forma, sua empresa não atrasa a produção de um item, ou a entrega de um produto ao cliente final.
Gestão de compras não envolve apenas a negociação com fornecedores, mas também um olhar interno para as necessidades da empresa. Por isso, a organização do estoque é imprescindível para determinar o que e quando fazer as aquisições.
A importância da gestão de compras
Manter a gestão de compras e estoque alinhadas é um dos grandes desafios do gestor para otimizar os recursos de uma empresa, sendo um dos responsáveis diretos pelos custos.
Por isso, o profissional responsável pela gestão de compras deve estar conectado com todos os setores, já que é o responsável por atender a demanda interna por materiais. Assim, o gestor precisa ter um controle rígido do fluxo de suprimentos, evitando excedentes e desperdícios. Isso pode impactar em custos altos de estocagem ou de perda de material. Além disso, deve manter o estoque em dia, evitando a falta de produtos, evitando acarretar a perda de oportunidades.
Outra das funções do gestor de compras é a de negociar e manter a relação com fornecedores. O profissional deve buscar as melhores condições para que a empresa obtenha a melhor relação custo – benefício. Isso quer dizer, adquirir insumos e produtos de melhor qualidade, a preços mais baixos.
A redução dos desperdícios e dos gastos com a manutenção de um estoque amplo, assim como a busca por melhores preços na aquisição de insumos, proporcionam um aumento na sua margem de lucro e a receita da empresa.
Como fazer uma boa gestão de compras
Uma boa gestão de compras envolve, primeiramente, um estoque organizado. Por isso, é preciso que a sua empresa tenha um controle de entradas e saídas. Dessa forma, você tem o controle do que foi retirado e do que precisa ser adquirido, assim como as quantidades.
Você também deve criar categorias de produtos e itens, com descrições claras. Para isso, é possível criar códigos para identificação de mercadorias e utilizar um sistema de gestão para facilitar o controle da quantidade de cada item em seu estoque. Essa medida também facilita na organização e consulta, evitando falhas na identificação.
Organizar um calendário de compras para os itens que possuem maior saída, incluindo os os sazonais, também facilita na gestão.
Para isso você precisa analisar o histórico de saídas, para encontrar um padrão. Dessa forma você pode negociar melhores preços com os seus fornecedores e manter uma quantidade de itens mínimos para garantir o seu estoque, o que reduz os seus custos.
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