Desde que a Nota Fiscal eletrônica foi criada, grande parte das empresas tem sentido dificuldades no momento das emissões. Além disso, muitas ainda não compreenderam a relação existente com o DANFe e XML. Por isso é importante que você saiba o conceito e a validade fiscal de cada uma dessas siglas.
Neste texto, vamos explicar quais são as diferenças entre o DANFe e XML e qual é a função de cada um no processo de compra. Confira!
Como surgiu a Nota Fiscal eletrônica, o DANFe e o Arquivo XML?
Antes da criação da Nota Fiscal eletrônica, o procedimento era diferente. Anteriormente era solicitada a autorização do governo para poder realizar a impressão de um bloco de notas fiscais em uma gráfica autorizada. Em seguida a gráfica fazia a entrega de um talão que era preenchido manualmente no momento que a compra era realizada.
No talão constavam 3 vias da nota fiscal: o comerciante ficava com uma via, o cliente com outra e a terceira era enviada para o contador.
Só que no ano de 2007, foi estabelecido pelo governo a Nota Fiscal eletrônica como o passo inicial do programa SPED. Esta é uma inovação no cumprimento das obrigações acessórias repassadas pelo contribuinte às administrações tributárias e órgão de fiscalização. O SPED tem como objetivos fundamentais:
- possibilitar a integração dos fiscos por meio uniformização e compartilhamento das informações fiscais obedecendo às limitações legais;
- celeridade na identificação de ilegalidade tributária, facilitando a averiguação e o combate à sonegação fiscal;
- simplificar as obrigações do contribuinte usando meio eletrônico.
Com sua efetivação, a nota fiscal passou a ser emitida de forma eletrônica com o auxílio de um sistema e um certificado digital. O resultado é a liberação de um DANFe e de um arquivo XML.
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O que é a Nota Fiscal eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a informação gerada de uma transação. Ela é assinada e repassada eletronicamente pelo contribuinte para a Secretaria da Fazenda. Essa informação é armazenada e fica à disposição para consulta. Por se tratar de uma informação, a forma de conservação destas notas é por meio do Arquivo XML.
A NF-e é a versão digital que substituiu a antiga nota fiscal impressa. Em certos estados e municípios a emissão do novo modelo é obrigatória. Portanto, é primordial que o empreendedor busque orientações pela SEFAZ ou junto à prefeitura para saber da necessidade de emissão da Nota Fiscal eletrônica.
Mesmo que a utilização da NF-e seja facultativa, optar pelo seu uso pode beneficiar a empresa de diversas maneiras. Por exemplo, na redução de gastos e tempo. Isso porque não há necessidade de impressão e armazenamento do comprovante em espaço físico. Além disso, a inclusão de informações e pesquisa de dados é feita de maneira prática e eficiente.
Qual é a função do DANFe?
O DANFe é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica. Ele é uma reprodução clara e simples da Nota Fiscal Eletrônica, e é utilizada geralmente no momento do transporte das mercadorias. Dessa forma, ele não possui nenhum valor fiscal, portanto seu arquivamento não é necessário.
A informação mais importante que consta no DANFe é a chave de acesso, composta por 44 algarismos. Estes números tem a função de identificar a NF-e permitindo a consulta e o download do documento.
Além dessa funcionalidade, o DANFe pode exercer outras atividades. Por exemplo, representar a NF-e caso aconteça alguma eventualidade. Isso ocorre quando o software responsável por emitir a NF-e não consegue realizar a conexão com o sistema da SEFAZ. Caso isso aconteça, o DANFe deverá ser impresso em um formulário de segurança.
Qual é a funcionalidade do Arquivo XML?
O XML é o arquivo padronizado de registro na Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, ele é a NF-e propriamente dita, de forma virtual. Seu layout é padrão em todo o Brasil e respeita os antigos modelos de escrituração fiscal. Porém com o acréscimo de melhorias que buscam um maior controle nas operações comerciais.
Além do download do XML, também é necessário utilizar um programa próprio para abrir e fazer a leitura desse formato. O software é disponibilizado pela Receita Federal.
Porém, para acessar o Arquivo XML é preciso que você espere o envio do e-mail do fornecedor. Caso você tenha recebido o Danfe online, em PDF ou impresso, também é possível fazer a consulta.
Basta entrar no Portal da Nota Fiscal Eletrônica e digitar a chave de acesso, composta por 44 números. Após, basta digitar o código de verificação e utilizar o seu Certificado Digital para baixar.
Por qual motivo o armazenamento dos documentos é importante?
De acordo com a norma brasileira, a NF-e deve ser armazenada obrigatoriamente por um prazo de 5 anos. Isso porque uma fiscalização pode ocorrer a qualquer momento. Muitas empresas ignoram essa imposição por falta de informação ou erro de gerenciamento, o que pode incidir em multas.
É responsabilidade do estabelecimento o armazenamento da Nota Fiscal eletrônica, que deve ser realizado de maneira organizada para, assim, encontrar os arquivos de forma rápida quando for preciso.
Como é possível visualizar e conferir a NF-e, DANFe XML?
A consulta é possível por meio do Portal Nacional da NF-e ou pelo site da Secretaria da Fazenda do estado de onde a mercadoria se origina. Basta fornecer a chave de acesso da Nota Fiscal eletrônica que se encontra no DANFe.
Por meio da consulta na internet não há a possibilidade de impressão da imagem ou representação gráfica da NF-e e nem do DANFe. Só será possível que o usuário visualize as informações.
A consulta integral da Nota Fiscal eletrônica pela internet ficará disponível por no mínimo 180 dias da sua autorização. Após esse prazo, só será disponibilizada a consulta de forma resumida, composta de informações básicas que identifiquem a NF-e, como os dados do emitente e destinatário, valores, situação, etc.
Agora que você conheceu as diferenças de Nota Fiscal eletrônica, DANFe XML, continue se informando e buscando mais esclarecimento sobre assunto. Assim, você evita confusão e o processo de emissão da NF-e no momento da compra se tornará muito mais simples e fácil.
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