Todo empresario indiferente do seu tamanho da empresa deve manter as contas a pagar organizadas em pastas, planilhas ou se possível em sistemas.
Vejo muitos empresários que pensam que contas a pagar é apenas os boletos que estão para vencer. Porém, é muito além disso. É tudo que sai de dinheiro da minha empresa. Precisamos considerar todas as contas do mês, tais como: aluguel, água, energia elétrica, conta telefone e celular, os pagamento fornecedores, tributos e obrigações trabalhistas.
O segredo aqui é Organização. Não tem como ser bem sucedido se não é organizado e não planeja suas ações com antecedência. Por isso falo da importância de gerenciar as contas a pagar.
Para isso, um bom controle financeiro ajuda e muito. E não pensa que preciso de um sistema ou software complexo para isso, pode começar com uma simples planilha de excel onde deve ter todos os pagamentos que precisam ser feitos, seus valores e as datas de vencimento.
Tem que acessar essa planilha diariamente. Sempre que um pagamento for realizado ou uma nova divida for gerada. Importante hein, registre imediatamente.
A medida que aumenta fluxo de informações aí sim pode ser que as planilhas não sejam suficientes e você precisa começar a pesquisar e buscar sistemas de gestão para ajudar nesse processo. Mas antes disso, nem recomendo. O importante aqui é você controlar e ter disciplina para isso. Não adianta pagar um sistema se não usar ele, não é mesmo?
Com todo esse controle em mãos, consigo saber com antecedência os pagamentos que devem ser realizados, consigo projetar se vou ter disponível dinheiro em caixa para pagar determinadas contas em alguns meses. Consigo fazer provisões do que virá pela frente. Isso tudo ajuda a planejar evitando que certos meses fiquem sem dinheiro devido a sazonalidade das vendas.
Se tenho bastante dinheiro em caixa consigo fazer algumas análises tais como ver se vale a pena realizar alguma compra a vista para ganhar um bom desconto, isso claro, se o desconto concedido for mais interessante do que deixar meu dinheiro rendendo em alguma aplicação financeira. Tudo isso consigo fazer se tudo estiver organizado.
E sempre que possível verifique oportunidades de descontos de despesas que podem ocorrer, para sobrar mais dinheiro no final de cada mês.