Pouco tempo e muita coisa para fazer, é a realidade da maioria das pequenas empresas. Imagine por exemplo, possuir uma ferramenta que pode te ajudar a resolver este tipo de problema. Pois saiba que um sistema integrado pode aumentar a produtividade de sua empresa.
O excesso de tarefas e a escassez de tempo faz com que empreendedores tenham que se desdobrar para conseguir fazer o negócio rodar. Ainda mais se o gestor busca o máximo de economia possível. E tudo isso, é claro, sem tirar os olhos das vendas.
Se você passa por uma rotina assim na sua empresa, deve ter algumas dúvidas sobre como conseguir resolver tudo que precisa de uma forma eficiente. Saiba que uma das ferramentas que pode te auxiliar é um sistema integrado, que pode aumentar a produtividade de verdade.
Para te ajudar a entender melhor as vantagens de um ERP, fizemos uma lista do que ele pode oferecer de melhor para a sua empresa.
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Como um sistema integrado pode aumentar a produtividade da sua empresa?
1. Diminua erros com um sistema integrado
Logo de início, um dos principais benefícios de um ERP é a diminuição de erros na operação diária do negócio.
Assim como sofremos alterações de humor, podemos também ficar descuidados quando alguma coisa nos preocupa. Outra situação é quando precisamos realizar muitas tarefas de uma só vez.
Nestes casos, ficamos muito mais suscetíveis a cometer pequenos deslizes nas tarefas diárias. Até mesmo as pessoas mais perfeccionistas e metódicas acabam falhando em algumas ocasiões.
Estas pequenas falhas de operações que podemos cometer mais cedo ou mais tarde não passam batidas pelo sistema integrado. Isso porque ele consegue processar várias informações ao mesmo tempo. Isso significa menos dores de cabeça e mais economia para a sua empresa.
2. Um sistema integrado poupa tempo
Como o sistema realiza tarefas de maneira automatizada, ele ainda poupa o tempo de seus colaboradores. Isso porque alguém não irá precisar ter a tarefa de cumprir estas obrigações.
Por exemplo: antigamente todas as notas fiscais eram preenchidas à mão. Sem falar nos erros de preenchimento que havia, alguém tinha que listar item por item da compra todas as vezes que aquele produto ou serviço era vendido ao cliente.
Pode parecer pouco, mas se calcularmos o tempo necessário para que fossem preenchidas todas as notas e multiplicarmos pelo valor da hora do funcionário que fazia isso durante um mês, com certeza encontraremos um valor bastante significativo. Este é só um dos tipos de economia que um ERP pode proporcionar.
3. Relatórios atualizados
Outra vantagem extremamente estratégica que se pode ter com um sistema integrado, é a facilidade de se consultar relatórios. Além de estarem completos, eles também estão sempre atualizados e refletem o real desempenho da empresa.
Sem esta solução funcionando dentro do seu negócio, os relatórios acabam sendo gerados através de planilhas que alguém, provavelmente você ou algum funcionário de confiança, ficará sempre atualizando de acordo com os dados disponíveis.
Relatórios pouco consistentes e com informações atrasadas prejudicam a boa tomada de decisões. Quanto mais fácil, completas e verdadeiras as informações que se tem na mão, mais competitivas serão as suas atitudes enquanto gestor de uma empresa.
4. Interligação entre as áreas
A visão sistêmica consegue promover muito mais competitividade para qualquer empreendimento. Em vez de se tratar a empresa avaliando áreas separadas, pode-se enxergar como tudo funciona ao mesmo tempo.
Apesar de haver relatórios de vendas, compras e financeiro em qualquer negócio, a análise separada de cada um deles não consegue produzir o mesmo efeito de quando são combinados. Isto só é possível quando se dispõem de uma ferramenta que consegue conjugar tudo ao mesmo tempo.
Significa que, por exemplo, quando alguma coisa é comprada, o financeiro já recebe a informação da saída do dinheiro e o estoque está preparado com dados das mercadorias que estão chegando. Tudo isso ocorrendo ao mesmo tempo.
5. Maior controle de estoque
Por falar em estoque, esta é uma área que precisa ser destacada, pois ela guarda uma grande parte do investimento da empresa e tem que ser cuidada com muita atenção.
Pense bem: sem um sistema automatizado, como você faz para ter certeza do que tem exatamente dentro do seu estoque? Nesse caso, precisará conferir relatórios manuais de inventário ou mesmo checar pessoalmente.
Esse é o tipo de coisa que toma tempo e faz o empreendimento gastar energia com algo pouco produtivo. Sem falar nas possibilidades de erros de contagem e extravios que fatalmente poderão passar despercebidos em controles manuais.
6. Gestão de documentos fiscais
Hoje não há mais como fugir da NF-e. Isso implica em ter que gerar e conseguir guardar, de forma bem organizada, cada uma das suas notas emitidas. Mas se a sua empresa não tiver um sistema para gerenciar estes documentos, a coisa pode ficar meio caótica.
É preciso lembrar que, em alguns casos, faz-se necessária a utilização de CT-e e, novamente, é preciso conseguir manter tudo em ordem.
Um ERP bem estruturado consegue fazer a gestão de todos estes documentos de maneira ágil e prática, de modo que se você precisar, conseguirá encontrar com um clique o documento certo.
7. Mobilidade
Temos que pensar que o dono de um negócio, como um gestor bem aplicado, nunca pode perder de vista o controle da empresa. Assim, é muito comum, mesmo estando em outros lugares, ter que conferir alguma informação ou algo do tipo.
Se você não tiver um sistema integrado à sua disposição, provavelmente andará para cima e para baixo com alguns relatórios ou documentos e, na pior das hipóteses, terá que se deslocar até a empresa para realizar alguma atividade que poderia facilmente ser feita se dispusesse de uma ferramenta online.
Um bom ERP precisa ser multiplataforma, o que significa que tem que funcionar no computador do gestor, mas também aonde quer que ele possa estar.
Como podemos ver, um sistema integrado aumenta a produtividade de várias formas ao mesmo tempo. Seja eliminando erros, agilizando relatórios, dando mais consistência às informações retiradas das operações diárias, evitando retrabalhos ou facilitando o acompanhamento diário de todas as atividades.
Com todas essas vantagens, não tem por que não considerar a adoção desta potente ferramenta de gestão em sua empresa.
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