Neste post, separei 10 dicas para um SPED bem feito. Lembrando que em cada empresa o impacto é diferente e outros pontos não destacados aqui podem ser importantes. O que pretendo é apenas dar um pontapé inicial.
Uma das grandes dificuldades para empresas e escritórios de contabilidade é mandar suas EFDs (Escrituração Fiscal Digital) de forma correta. Esta ação é muito importante, já que evita que a empresa caia em fiscalização e receba multas pesadas. Isso sem contar com o risco de perda de benefícios fiscais.
É sempre bom ressaltar que o SPED bem feito é algo de suma importância. Já que sua abrangência vai além dos limites da contabilidade ou do departamento fiscal. Portanto não pode ficar a cargo apenas do contador sua implantação.
1) Um Sped bem feito passa por um profissional responsável
Um Sped bem feito passa por um profissional responsável pela geração e envio dos arquivos. Esta pessoa responsável precisa ser alguém preparado, ter conhecimento sobre a empresa e sobre os tributos declarados. Portanto, invista em cursos de especialização para que o responsável adquira maior conhecimento sobre o tema.
2) Não omita informações
Garanta que todos os dados necessários para geração dos arquivos foram fornecidos. Se achar que podem estar faltando informações, converse com o gestor da empresa e contabilidade para verificar como são as rotinas de envio de informações.
Assim sendo, busque soluções para melhorar. Isso porque a falta de algumas dessas informações poderão ocasionar em multas.
3) Aproxime-se do contador e da fornecedora de sistema de gestão
Em alguns casos, empresas enxergam o contador e a empresa responsável pelo sistema de gestão como algo distante e separado do seu negócio. É muito importante que o responsável da empresa aproxime-se do contador e da empresa do sistema de gestão.
Dessa maneira é possível obter informações necessárias para ajustes em processos e lançamentos para a geração dos arquivos fiscais. Assim, é possível organizar um Sped bem feito.
Também vale ressaltar, que é imprescindível que a empresa possua um sistema de gestão. Além disso, é preciso adotar controles internos de estoque. A empresa também deve capacitar funcionários para emissão das notas fiscais, ter cadastros organizados e atualizados e enviar todas as informações e documentos solicitados pelo contador.
4) Tenha interesse em entender legislações
Seja aberto e interessado em entender e estudar legislações e layouts. Dessa forma você começa a entender como funciona a geração dos arquivos. Quando tiver dúvidas, o manual do SPED é um ótimo aliado, pois ele possui as respostas para vários questionamentos.
Essa atitude impede que tanto o escritório de contabilidade quanto a empresa tenham problemas futuros e que você tenha um .
5) Não deixe para última hora
Não deixe para iniciar o processo de geração do arquivo na última hora. Antecipa-se na geração dos arquivos fiscais, pois desta forma, terá tempo para ajustar possíveis problemas e recuperar informações necessárias à validação. Atente aos prazos obrigatórios para o cumprimento das exigências legais. Desse modo, você livra a empresa da exposição a riscos, multas e demais penalidades. Comece a tratar do assunto o quanto antes.
6) Utilize o XML da Nota Fiscal
Sempre que possível, armazene e guarde todos os XML das notas fiscais de compra dos seus fornecedores e também os de venda. Para a escrituração, o arquivo XML é o seu aliado nessa declaração. Já que ele contem informações importantes, que não podem ser obtidas com apenas a DANFE. Utilizar sistemas de armazenamento e organização dos XML é uma solução.
7) Classifique corretamente as Notas Fiscais de Entradas
Ao realizar o lançamento da nota fiscal de entrada preste atenção para classificar de forma correta. Nem sempre quando recebemos uma nota fiscal com o CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações – 5102 (Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros) necessariamente será lançado a nota fiscal com o CFOP 1102 (Compra para comercialização). É muito importante analisar se o destino desta mercadoria é para você revender, utilizar para uso e consumo, etc. Isso é importante pois influencia diretamente na apuração dos impostos da empresa.
8) Erros e advertências SPED
Quando realizar a validação de um arquivo SPED e se deparar com erros e advertências gerados na importação ou escrituração manual, clique sobre os links apresentados que o próprio programa direciona para o registro e informação da inconsistência.
Leia com calma e atenção as informações apresentadas e realize os devidos ajustes. Importante que esses ajustes sejam realizados desde a fonte do lançamento, para que as próximas validações não sejam necessários novos ajustes. Lembre-se da dica 3, e peça ajuda para seu contador bem como para a empresa responsável pelo sistema de gestão.
9) Impacto em todos os setores
Por causa de diversas coisas que influência na geração do arquivo fiscal, muitos setores sofrem impacto. Assim, a integração entre os setores e responsáveis por determinadas tarefas na empresa é de extrema importância. Isso faz com que todos juntos realizem seus cadastros, lançamentos, bem como verificações da forma correta.
A empresa deverá estabelecer uma política de recebimento dos arquivos XML para as entradas e a divulgação das regras criadas pela empresa deverão ser transmitidas pelos compradores aos fornecedores. O setor de vendas deve se encarregar de obter junto aos clientes bem como transportadoras os endereços de e-mails para onde deverão ser enviados os arquivos XML das vendas.
Alguns procedimentos podem ser automatizados através da importação do arquivo digital da NF-e nos sistemas de gestão empresarial que a empresa utilizar. Por exemplo, no setor de compras o, no lançamento dos documentos é necessário conferência do documento para checar se os dados estão todos de acordo.
10) Avalie um bom sistema para empresa
Um SPED bem feito exige bastante controle de saídas e entradas de produtos na empresa, obrigando assim a empresa controlar adequadamente toda movimentação dos seus produtos. Desta forma, empresário e contador devem identificar as informações que a empresa deverá enviar ao SPED avaliando se os sistemas existentes no escritório e na empresa estão entrosados para a integração destes dados.
Para isso, a empresa deverá possuir um Sistema de Gestão Empresarial (ERP) para lançar notas de compras e suas notas de vendas. Porém é sempre importante que exista uma boa integração entre empresa e contabilidade. Assim, os sistemas passam a conversar entre si.
