Se você quer emitir e documentar as prestações de serviços de transporte de cargas que sua empresa realiza, deve acertar na escolha do melhor sistema emissor. O CTe, isto é, o Conhecimento de Transporte Eletrônico, foi concebido para modernizar a fiscalização da documentação de transportes. Como ele substitui uma série de documentos fiscais, a empresa não pode correr o risco de deixar de emiti-lo. Adotando-se um bom sistema de emissão de CT-e, a empresa terá maior segurança e praticidade. Além disso, terá as necessidades específicas de seu negócio bem atendidas.
Haverá menos custos, já que o CT-e é um documento digital, que é emitido e armazenado eletronicamente. A empresa também manterá um relacionamento mais saudável com o Fisco, evitando por exemplo, ocasionais penalidades e multas.
O emissor de CT-e ajuda, portanto, na redução de custos e na burocracia. Ele ainda auxilia na otimização do tempo e a diminuir o trabalho.
Descubra a seguir algumas dicas para escolher o melhor sistema de emissão de CT-e para sua empresa!
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1. Veja se é possível fazer a emissão de CT-e de qualquer dispositivo
A mobilidade vem sendo um dos mais importantes requisitos na hora de escolher qualquer ferramenta para negócios. Isso porque dá mais liberdade de ação ao gestor, permitindo que execute suas operações de qualquer local.
Nesse sentido, a emissão de CT-e de qualquer dispositivo liberta o gestor da necessidade de ficar preso ao seu próprio computador. Assim, ele pode outros equipamentos, como smartphones, notebooks e tablets. Ou seja, traz inúmeras vantagens, sobretudo nos segmentos de logística e transportadoras.
Com a importação do arquivo XML da NF-e, já é possível emitir o CT-e, agilizando os processos e reduzindo as chances de erros.
Por esse motivo, as soluções na nuvem costumam ser muito recomendadas e demandadas pelos gestores que priorizam a mobilidade.
2. Analise a usabilidade e a praticidade do sistema de emissão de CT-e
É muito comum que, em empresas de logística e transportes, perca-se muito tempo procurando informações e dados antigos, consumindo, por exemplo, tempo demais do pessoal da área administrativa da empresa.
Ao utilizar um sistema de emissão de CT-e, a empresa perde menos tempo com demandas. Isso porque pode encontrar rapidamente documentos fiscais sem a necessidade de desgastar funcionários, nem ameaçar a produtividade.
Assim, as informações são analisadas em tempo hábil e operações de rotina tornam-se mais dinâmicas.
É preciso considerar também a praticidade de uso do emissor. Para ser eficiente, um sistema não precisa ser complexo. Na verdade, quanto mais simples ele for , mais valor ele agregará aos serviços. Afinal , o gestor deseja uma tecnologia que facilite suas atividades e não que as torne mais difíceis e demoradas.
3. Avalie a segurança no armazenamento de dados
Segurança é sempre uma prioridade nas empresas que lidam com logística. Se os arquivos físicos têm a desvantagem de ser menos seguros, o sistema automatizado deve conferir segurança máxima na geração, emissão e armazenamento de CT-es.
O sistema de emissão de CT-e deve ser capaz de manter a segurança dos dados corporativos ainda que a infraestrutura física da empresa seja ameaçada.
4. Observe como é feito o cadastro de empresas, motoristas e usuários
Outra característica que o sistema de emissão de CT-e deve oferecer é a possibilidade de cadastrar diferentes empresas e diferentes usuários. Dessa forma, cria-se um banco de dados versátil, contendo informações de empresas, de parceiros comerciais, de motoristas, de fornecedores, de clientes, de usuários diversos.
Quando se cadastram veículos, motoristas, fornecedores e clientes de forma direta no sistema emissor, por exemplo, é possível deixar a cadeia operacional muito mais organizada. Consequentemente, os processos se desenvolverão com mais rapidez.
Essa funcionalidade contribui para agilizar a emissão de CT-e. Os registros são catalogados conforme o parceiro e o usuário, sendo a avaliação dos documentos efetivada de modo mais confiável.
5. Pesquise se existe integração com a nuvem
A tecnologia cloud computing (em português, computação na nuvem) contribui com a redução de gastos corporativos. Além disso, favorece a mobilidade na efetivação de diferentes operações e oferece ferramentas mais escaláveis, que acompanham o crescimento da empresa, ajustando-se com relativa facilidade às novas condições e às novas necessidades.
Dessa forma, quando se integra o emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico a um ambiente na nuvem, o sistema acaba assimilando as características do ambiente online, tornando-se mais flexível e favorecendo o aumento da produtividade.
Se o sistema de emissão de CT-e for executado diretamente no ambiente online, será melhor ainda. A segurança será otimizada e as atualizações serão distribuídas mais rapidamente — enfim, aumentará o nível de confiabilidade e a performance do sistema.
6. Veja se além de fazer a emissão de CT-e, o sistema também emite o MDF-e
Um sistema de emissão de CT-e pode ser muito básico, mas também pode oferecer funções complementares que otimizem a gestão fiscal. Assim, outra dica para o gestor escolher com segurança seu emissor de CT-e é verificar se ele também oferece a possibilidade de emitir MDF-e.
O MDF-e, ou Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico, também é um documento obrigatório. Ele substitui alguns arquivos impressos (tal como faz o CT-e), como o Manifesto de Carga Modelo 25, e também substitui a Capa de Lote Eletrônica (CL-e), que é um documento digital.
Com o MDF-e, agilizam-se as operações, reduzindo burocracias, padronizando processos e unificando diferentes documentos. Ele serve como referência para toda a cadeia logística.
Com um sistema único para emissão de CT-e e MDF-e, os processos ficarão ainda mais ágeis e menos burocráticos, garantindo um relacionamento favorável com o Fisco a menores custos.
O MDF-e pode ser emitido no mesmo sistema a partir da seleção do CT-e.
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7. Veja se há geração de relatórios de CT-es e MDF-es
Outro ponto que o gestor deve avaliar quando for escolher seu sistema de emissão é se ele também oferece a geração de relatórios. Os relatórios são importantes fontes de análise para o gestor.
Por esse motivo, os novos softwares geralmente apresentam essa função, que agrega mais valor ao produto.
O gestor, munido dessas importantes ferramentas gerenciais (os relatórios), pode fazer uma análise mais precisa e detalhada do que está acontecendo e tomar as decisões mais assertivas. O relatório fiscal evita a tomada de decisões e de inciativas mal planejadas, baseadas somente na intuição.
Com o desenvolvimento tecnológico, o intuitivo vem cedendo lugar para a análise mais exata, fundamentada em dados e números.
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