A busca por soluções tecnológicas para se manter no mercado faz com que empresas de diversos setores estejam atentas e dispostas a adoção de novas estratégias para otimizar suas necessidades e tornar cada vez mais acertadas as suas decisões.Com o aumento da demanda por melhorias de desempenho de todas as áreas de uma organização, muitas empresas têm investido em um sistema de gestão integrado. De forma resumida, essa ferramenta permite que todo o empreendimento trabalhe de forma combinada, unindo processos, práticas e objetivos de vários setores.
O sistema de gestão integrado é um recurso que ajuda administradores e empresários a conduzirem as atividades da organização. Assim, o sistema acaba tornando os processos cada vez mais automatizados e consequentemente mais eficientes.
Qualquer sistema, ou área, pode ser integrado a essa gestão unificada, trazendo economia e outros benefícios para a corporação. Ou seja, um sistema de gestão integrado é a tecnologia utilizada para a melhoria constante dos resultados.
Para que serve um sistema de gestão integrado?
Um sistema de gestão integrado permite que as organizações tenham todas as suas informações reunidas e disponíveis de forma associada. Assim, os componentes de uma empresa trabalham juntos, de forma coerente.
O sistema de gestão integrado engloba diferentes áreas de forma única. Por exemplo, o gerenciamento de processos administrativos, gestão de pessoas e recursos humanos, projetos, arquivos e contábeis, entre tantos outros setores que formam a estrutura da organização.
Toda essa integração tem por objetivo impulsionar os colaboradores a auxiliar o empreendimento a conquistar seus objetivos, atendendo a sua missão e respeitando seus valores. Porém, de forma unificada, prezando pela eficiência, rapidez, qualidade e redução de riscos.
Quais benefícios a empresa terá ao adotar esse sistema?
Primeiramente, é bom que você saiba que independente do tamanho da organização ou do setor em que atua, a adoção de um sistema de gestão integrado tem muito a agregar à administração do negócio. Além disso, auxilia com a conquista de objetivos e metas.
Isso porque, além dos benefícios financeiros, a adoção de um sistema de gestão integrado auxilia na utilização inteligente de recursos da empresa, diminuindo impactos e promovendo a segurança e a melhoria de índices de satisfação dos colaboradores. Além disso, é responsável também por descomplicar processos e a correspondência de informações dentro da organização.
De forma geral, o sistema de gestão contribui para o progresso no dia a dia dos funcionários, pois é responsável pela realização de tarefas mais rápidas, eficientes e de qualidade. Além disso, torna mais claras e com melhor acesso diversas informações importantes para tomadas de decisões.
Isso reflete na melhoria da entrega de serviços e produtos ao cliente final. Isso porque um sistema de gestão integrado dá aos administradores a possibilidade de rever e aperfeiçoar processos internos e buscar soluções mais acertadas.
Por fim, a adoção de um sistema de gestão integrado está ligada ao comprometimento das organizações em prestar serviços de maior qualidade, com respeito ao cidadão e ao meio em que atua.
Quais as funções que são exercidas por um sistema de gestão eficaz?
Além de promover a padronização dos processos dentro da empresa e a busca contínua por melhorias no trabalho, a adoção de um sistema de gestão também é responsável por:
- unificar dados, bem como processos dentro de uma empresa de forma segura;
- promover a integração de diversos setores;
- facilitar a comunicação além da automação de processos;
- proporcionar melhorias, assim como segurança no armazenamento de dados e informações;
- permitir uma avaliação mais detalhada de riscos e ameaças;
- eliminar múltiplos sistemas que acabam desenvolvendo as mesmas atividades.
- promover a redução de custos, bem como a otimização de mão de obra e ferramentas;
- gerenciar e compreender as necessidades das equipes;
- aperfeiçoar todos os processos, independentemente da área;
- monitorar as atividades dos concorrentes;
- minimizar riscos e maximizar as soluções;
- tornar os procedimentos padronizados, reduzindo então os custos de treinamento;
- promover maior controle sobre processos, operações e atividades dentro da organização;
- reduzir erros e automaticamente correções e retrabalhos;
- tornar a informação mais eficiente, eficaz e rápida;
- promover melhor conhecimento de toda cadeia produtiva dentro da organização, logística e vendas;
- eliminar custos na área de informática e demais setores;
- gerar maior foco na principal atividade e objetivos da organização;
- padronizar informações, atividades e conceitos dentro da empresa;
- permitir o acesso e troca de informações mais qualificadas e claras.
Como implementar um sistema de gestão integrado?
O primeiro passo para implementar um sistema de gestão integrado em uma empresa passa pelo comprometimento da direção, que deverá estar aberta a mudanças e à aproximação de todos os setores.
Além disso, a direção do empreendimento deve ter em mente que a adoção desse sistema trará benefícios a médio e longo prazo, e que é preciso investir recursos, tempo e dedicação para o sucesso dessa iniciativa.
Em um segundo momento, é preciso contar com a ajuda de profissionais qualificados para realizar um planejamento detalhado e rigoroso para essa implementação. Parte-se então para a elaboração de objetivos e metas, assim como da definição do escopo do sistema de gestão integrada.
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Todo esse trabalho exigirá a adoção de novos documentos, mapeamento das atividades e processos, entre outros. É preciso levar em conta também indicadores como:
- qualidade do que é oferecido aos clientes;
- expectativa do público final;
- cumprimento de prazos e promessas (tanto no ambiente interno como externo);
- qualidade da saúde dos funcionários;
- segurança e manutenção de um ambiente favorável no trabalho;
- papel social que a empresa representa na sociedade onde está inserida;
- cuidados com o meio ambiente (economia de recursos e proteção).
Outro ponto importante é a necessidade de uma auditoria, tanto interna como externa, para promover ações de correção, manutenção e adoção de novas medidas. E, principalmente, sempre ter em mente as diferenças de cada setor dentro da empresa e a importância de respeitá-las em todos os momentos dessa integração.
Esperamos que este post tenha ajudado você a entender todas as vantagens da adoção de um sistema de gestão integrado. Certamente, seu empreendimento obterá muitos benefícios com a utilização dessa ferramenta.
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