Os softwares de gestão foram criados justamente para desafogar operações, bem como otimizar processos. Porém, muitos empreendedores acabam tentados em utilizar um software para empresas grátis. O que eles não pensam é nos problemas que esse tipo de programa pode trazer para os negócios.
Pensando nisso, criamos este conteúdo para que você constate que o sistema de gestão empresarial pago é muito mais vantajoso do que o livre. Dessa forma, você encontra abaixo o que são essas soluções, quais suas funções e porque elas são relevantes para o crescimento da sua empresa. Iremos demonstrar também os riscos que você pode sofrer ao utilizar um software para empresas grátis. Boa leitura!
O que são softwares de gestão?
Um sistema ou software de gestão é um aplicativo de computador que foi criado para auxiliar os gestores e colaboradores na realização das atividades operacionais. Especialmente as administrativas, de uma empresa. Assim, ele é uma solução inteligente que facilita e íntegra tarefas, automatizando o máximo de processos possível.
Confira a seguir 6 vantagens e benefícios do uso de softwares de gestão:
- Agilidade: lançar dados em planilhas e documentos demanda tempo de formatação e muito foco. Mesmo assim corre-se o risco de ter lançamentos duplicados. Ao utilizar um programa de gestão não há desperdício de tempo, já que o sistema já está preparado para operar em ambos os casos.
- Informações confiáveis: ao fazer verificações manualmente o risco de erros aumenta. Assim, um software de gestão contribui para uma maior assertividade no lançamento de dados. Além disso, oferece uma base de registro segura e precisa.
- Segurança no armazenamento de dados: todas as informações referentes à corporação/departamento estarão reunidas em um único local. Do cadastro de clientes ao fluxo de caixa e estoque, por exemplo. Os backups diários garantirão que nada seja perdido, independentemente de qualquer situação. Seja um problema tecnológico ou um acidente no local.
- Informações integradas: um software de gestão permite que os registros sejam lançados somente uma vez. Além disso, permite que vários setores da empresa compartilhem os mesmos dados sem ter que suprir os departamentos individualmente. Evitando assim, o retrabalho.
- Redução de custos: com a implantação da tecnologia a favor do negócio há economia em materiais, por exemplo, tinta e papel para impressões e hora extra.
- Decisões rápidas: por ter os dados prontamente em mãos isso facilita na tomada de decisões como ampliações, investimentos e fornecedores.
Todas essas vantagens comprovam o quanto um ERP (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, em português) representa uma mudança positiva na rotina de uma empresa. A implantação de um programa desse tipo garante a possibilidade de localizar facilmente onde estão brechas e procedimentos que geram as maiores perdas para o negócio. Dessa forma, abrindo caminho para fazer mudanças necessárias.
Por que você não deve utilizar um software para empresas grátis.
Graças à tecnologia, as micro e pequenas empresas podem estruturar melhor suas operações. Com isso, se tornarem mais competitivas e ganham destaque no mercado. E uma das soluções necessárias para uma PME se manter é investindo em um software ERP.
Além das vantagens mencionadas no tópico anterior, com essa ferramenta também é possível:
Fazer uma gestão financeira eficiente
O programa ajuda a manter as finanças do empreendimento sob controle. As dívidas são pagas no prazo, eliminando multas e juros. Além disso garante as contas a receber, o que mantém o fluxo de caixa sempre em ordem. O ERP ainda pode ser integrado com um sistema de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), acelerando as emissões e envios, conforme as exigências legais.
Otimizar o estoque
Uma das grandes estratégias de um bom negócio, independentemente da área de atuação, é o controle total do seu estoque. Para ganhar destaque são necessárias diversas informações. Você precisa saber o número de produtos disponíveis no estoque, período necessário para reposição e planejamento de produção. Assim, é possível reduzir seus custos e manter os pedidos em dia.
O ERP ajuda a manter todo este acompanhamento em tempo real, com o objetivo de atender os clientes no tempo certo, a fim de mantê-los satisfeitos e fiéis à sua marca.
Confira também: Sistema de Gestão Empresarial ERPsoft
Diminuir os riscos de erros humanos
Como a maioria das atividades serão automatizadas, o risco dos colaboradores inserirem informações incorretas, errar cálculos ou esquecer algum procedimento diminui consideravelmente. Se antes você tinha cerca de 4 passos (adição, organização, verificação e análise de dados) dependentes de um colaborador, com um sistema de gestão, estes passos são reduzidos pela metade. Serão necessários apenas a adição e verificação de dados.
É claro que você não ficará totalmente imune a erros e falhas, mas a probabilidade diminuirá muito. Por isso, é fundamental que ainda exista uma etapa de conferência de registros para assegurar que os dados fornecidos pelo programa sejam confiáveis.
Ter mais informações dos clientes em mãos
Além das informações sobre produtos e estoque, o ERP pode fornecer conhecimentos sobre os consumidores — como elogios, críticas e sugestões sobre os produtos ou serviços ofertados —, funcionários e até mesmo noções sobre as matérias-primas/insumos.
Por que utilizar software para empresas grátis é arriscado?
Na gestão do seu negócio você deve sim procurar alternativas para economizar, porém utilizar um software para empresas grátis, pode causar vários problemas no seu dia a dia.
Conheça 4 motivos para passar longe desse tipo de sistema:
1. Falta de personalização
Um dos diferenciais de um sistema de gestão é a sua adaptabilidade, onde diversos recursos podem ser reunidos para atender o seu empreendimento da forma mais apropriada possível, seja na interface ou nas próprias funcionalidades e codificações que comandam as operações.
Num software para empresas grátis todos esses parâmetros são elaborados de maneira generalizada, buscando ajudar a maioria das empresas, tornando a experiência pouco eficiente.
2. Ausência de atualizações
Nem é preciso dizer que um software para empresas grátis não possui uma rotina de modificações e correções, não é mesmo?
Qualquer tipo de software precisa ser atualizado e modernizado periodicamente, afinal, a forma como lidamos com a tecnologia muda constantemente.
As atualizações são essenciais para garantir o bom desempenho do programa. Você não pode ter um sistema que te dá ainda mais dor de cabeça! Afinal, na rotina da empresa já existem muitos problemas a serem resolvidos.
3. Falta de segurança
Um sistema de gestão grátis dificilmente possui garantias de armazenamento seguro dos dados da sua empresa e dos seus clientes. Ou seja, ninguém pode garantir que as informações não sejam acessadas por terceiros.
Afinal, se esse tipo de programa não cobra por seu uso, ele precisa se monetizar de alguma forma, e, geralmente, isso ocorre com a venda de dados e listas de contatos.
4. Suporte técnico ausente
Como o sistema é livre, o fornecedor pode optar por não oferecer um suporte tão competente quanto nos aplicativos pagos, por isso o próprio usuário, tem que solucionar os problemas. Agora, imagine o sufoco que isso pode causar em uma empresa que optou por automatizar suas operações com um software grátis. Realmente, utilizar esse tipo de programa não é uma atitude muito inteligente.
Viu só como um software para empresas grátis pode gerar muitos riscos aos negócios? Aproveite essa oportunidade e assine nossa newsletter para receber mais conteúdos interessantes como este na sua caixa de e-mail. Até a próxima!
