Foi-se o tempo em que havia a percepção de que um sistema de gestão empresarial era direcionado exclusivamente para as grandes companhias. Isso porque, com o avanço da tecnologia da informação, redução dos custos com equipamentos e melhora nas comunicações, esse pensamento foi aos poucos se modificado.
Diversas empresas fornecedoras de TI passaram a desenvolver soluções de sistemas para todos os portes de empresas. Assim, cada vez mais a utilização de sistema de gestão empresarial foi se transformando de um diferencial pertencente a poucas empresas para um item de primeira necessidade para a maioria das organizações.
Neste post abordaremos alguns pontos que devem antecipar a implantação de um sistema de gestão empresarial. Apresentaremos ainda algumas das funcionalidades que são absolutamente imprescindíveis. Confira!
O que é um sistema de gestão empresarial?
Primeiramente, vamos entender o que é um sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP (do inglês Enterprise Resource Planning. Ele é um conjunto de softwares que é utilizado para administração, Ou seja, é utilizado para controlar e gerir todas as tarefas de uma empresa.
Utilizando um sistema de gestão empresarial é possível integrar processos, ou seja, toda a empresa pode ser vista como um único departamento. Isso porque todos os dados são armazenados em uma única estrutura de banco de dados. Dessa maneira, evita que as informações fiquem dispersas e estejam a disposição sempre que necessárias em um só lugar.
Normalmente as melhores práticas gerenciais e operacionais já estão inseridas nas transações padrão do sistema.
O que fazer antes da implantação de um sistema de gestão empresarial?
Um sistema ERP não é uma daquelas ferramentas de prateleira. Ou seja, não é um software que compramos de um revendedor, instalamos e já começamos a utilizar. Antes de mais nada é necessário um planejamento para definir o melhor produto que deve ser adquirido. Além disso, é preciso definir como ele será implementado.
Algumas atividades importantes nesse momento são:
Mapeamento do negócio
Primeiramente é preciso mapear seu negócio em detalhes e levantar as reais necessidades para uma boa gestão.
Seleção das alternativas
Após o mapeamento, avalie no mercado quais são as opções disponíveis. Faça contato com fornecedores. Além disso, Solicite indicações de usuários que já usam o sistema e faça visitas para obter informações com as pessoas que realmente o operam.
Estude as formas de aquisição. Atualmente há opção de pagar apenas pela utilização do sistema, ou seja, não é necessário pagar pelo produto.
Caso seja necessário, contrate uma consultoria para ajudá-lo na seleção.
Avaliação das transações
Logo após selecionar os fornecedores, solicite uma apresentação de cada candidato. Envolva os seus principais colaboradores de cada setor. Isso porque é importante a participação deles para questionar as funções realizadas pelo do sistema. Afinal, são eles que entendem dos detalhes operacionais.
Reserve um tempo para uma interação entre os fornecedores e seus funcionários. Essa discussão deve se prolongar até que todas as questões sejam levantadas e as dúvidas, sanadas.
Verificação das aderências
Logo após as apresentações e visitas, faça uma planilha pontuando as aderências que existem entre a ferramenta apresentada e as suas necessidades. É importante que o produto escolhido seja implantado como o mínimo de customizações. Essas customizações são desenvolvimentos e adaptações específicas para o seu ambiente.
Obviamente que devem ser verificadas as questões relacionadas ao preço. Além disso, a forma de pagamento, suporte técnico, manutenção, garantia, treinamento do pessoal e infraestrutura necessária.
Quais as funcionalidades o sistema deve possuir?
Independente do porte do sistema algumas funcionalidades têm que estar presentes de maneira nativa. Entre elas podemos listar:
Integração entre as áreas
Como o próprio nome indica, o sistema tem que integrar todos os departamentos da empresa. Desde o recebimento de uma nota fiscal de um fornecedor até a contabilização de um crédito de um pagamento feito pelo cliente, tudo tem que estar interligado.
Atendimento à legislação
Todos os procedimentos precisam estar de acordo com a legislação vigente, sejam relacionados com os tributos sejam relacionados com a escrituração contábil e fiscal. O sistema deve gerar os arquivos que precisam ser enviados ao fisco a aos órgãos reguladores, tanto no nível municipal quanto estadual e federal.
Centralização dos dados
O sistema também deverá possuir uma base de dados centralizada, favorecendo a sua administração e a geração de eventuais consultas pontuais.
Consultas que facilitam a tomada de decisão
Os ERPs têm que ser dotados de consultas de rápida interpretação e de fácil operação para agilizar a tomada de decisão por parte de seus principais gestores.
Com as facilidades atuais, aplicativos de apoio à decisão são executados em smartphones e em tablets garantindo maior mobilidade e rapidez para o corpo gerencial. Um acesso à internet é a infraestrutura mínima necessária.
Possibilidade de simplificação dos processos
Outra característica que já vem nativa nos ERPs é a simplificação dos processos. Parte é devida à integração dos setores, parte é devida às melhores práticas que vêm encapsuladas nos sistemas atuais.
Assim, uma rotina contábil que antigamente exigia muitas pessoas e muitas verificações, hoje é feita quase que instantaneamente, desde que os dados sejam registrados de maneira correta no início do processo.
Ferramentas para automatização de tarefas
A automatização de tarefas também é outra funcionalidade que já vem embarcada nos sistemas de gestão. Procedimentos que precisavam de várias interferências manuais são feitos de maneira automática após a parametrização e configuração do produto.
Após a adaptação do sistema ao seu negócio, através de parâmetros e regras processuais, o ERP estará preparado para trabalhar continuamente sem interferência do operador. Reforça-se aqui a necessidade de haver consistência nos dados que são inseridos no sistema. Isso é básico para o funcionamento de qualquer sistema.
Consultas com informações gerenciais
Os ERPs possuem consultas gerenciais que podem ser remodeladas a critério do usuário. Estas consultas fornecem informações históricas e permitem fazer simulações futuras de acordo com cenários estabelecidos hipoteticamente pelos gestores.
Transações com as melhores práticas administrativas
As melhores práticas comerciais, contábeis, administrativas, financeiras e fiscais também fazem parte do escopo de uma implantação de um sistema de gestão integrada. A experiência de outras empresas usuárias sempre agrega com novas ideias e novos procedimentos que são implementados pela equipe de desenvolvimento de sistemas. Assim, as atualização das versões é feita com frequência, fazendo com que novas funcionalidades sejam incorporadas constantemente.
Maior controle nas operações
As operações cotidianas, em todas as áreas, são controladas por autorização de acesso e registradas de acordo com a autoria no manuseio do dado.
Assim, em qualquer momento, pode-se saber quem fez determinada operação no sistema, em qual data e horário e usando qual transação. Tudo pode ser registrado. Isso é um auxílio muito grande para as eventuais fiscalizações e auditorias e fornecem maior segurança a todo o ambiente.
Agora que você já viu o que um sistema de gestão empresarial deve conter, conheça o porque um ERP é indispensável para sua empresa.
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