Manter impecável a gestão financeira de uma empresa não é uma tarefa fácil. Exige-se disciplina, organização e muita atenção. No entanto, como muitos empresários ainda não possuem funcionários suficientes para gerir o negócio, eles participam um pouco de todas as áreas da empresa, o que pode prejudicá-los bastante.

Afinal, além de tudo o que o trabalho em excesso provoca, eles não conseguem controlar tudo ao mesmo tempo. Para fazer uma boa gestão financeira é necessário pôr em prática alguns segredos, os quais auxiliam na organização e na direção das finanças.

Confira abaixo 9 segredos para te ajudar a melhor a gestão financeira do seu negócio:

1. Separe as suas despesas pessoais das despesas da empresa

Esse é um erro cometido até por empreendedores que estão há anos no mercado. Separar as despesas pessoais das empresariais é algo que deve ser feito desde o início do negócio. Então, se você ainda não o fez, comece agora.

Isso é importante porque, com o passar do tempo, a confusão entre as despesas pode prejudicar a saúde financeira da empresa e esconder o lucro. Isso acaba tornando o processo de investimento em novos projetos ou mercadorias ainda mais difícil.

Para evitar esse tipo de problema, além de outras confusões que podem ocorrer, o ideal é que você crie uma conta bancária em nome da empresa. Assim você esquiva-se do costume de confundir as contas. Com essa separação será possível analisar qual é o lucro real do seu negócio.

2. Crie um pró-labore

Após separar as suas despesas e as da empresa, agora é hora de definir um pró-labore para você. Isso é essencial para manter a organização e determinar qual é a lucratividade da empresa. Esse valor precisa ser fixo, como os salários dos demais funcionários. Caso contrário você vai prejudicar ainda mais a gestão financeira.

Ignorar a definição do pró-labore e realizar retiradas de forma esporádica — ou somente “quando dá” — gera uma grande bagunça na contabilidade. Especialmente quando você precisa determinar se o seu negócio tem sido rentável ou não.

3. Identifique e controle todas as despesas

Para ter uma gestão financeira eficiente é necessário identificar todas as despesas da empresa. Relacione quais são suas despesas fixas e variáveis, dê atenção aos prazos de vencimento e evite atrasos — principalmente em relação a empréstimos bancários, pois as taxas de juros são altíssimas e, se acumuladas, podem se tornar uma “bola de neve”.

O controle se faz necessário para você saber se os valores gastos na empresa estão dentro da normalidade. Caso contrário, você conseguirá identificar facilmente onde está o excesso e criar meios para solucionar o problema.

4. Faça a conciliação das vendas pelo cartão de crédito ou débito

Isso é muito importante, mas nem toda empresa faz. Conciliação do cartão significa que você precisa conciliar todas as vendas realizadas no cartão de crédito ou débito com o controle de vendas da sua empresa.

Esse procedimento é essencial para evitar confusões no controle de recebíveis que você precisou antecipar ou equívocos em relação às cobranças de taxas das diferentes bandeiras de cartões e com vendas efetuadas pelo cartão que não foram registradas no seu controle.

5. Controle o fluxo de caixa diariamente

Realizar um acompanhamento diário do seu fluxo de caixa é indispensável. Ao final do expediente, você precisa analisar tudo o que você recebeu e tudo o que você pagou ou comprou. Essa é uma das melhores maneiras de controlar a gestão financeira do seu negócio.

Com esse controle você pode otimizar os ganhos da sua empresa criando estratégias para diminuir os gastos e aumentar os seus lucros. Além disso, as chances de erros diminuem a cada dia, pois ao realizar o fechamento do seu caixa você conseguirá identificar possíveis erros que podem afetar a sua empresa futuramente.

Confira também: 10 práticas de controle financeiro para o varejo.

6. Elimine os gastos desnecessários

Nesse momento você precisa analisar tudo o que pode ser cortado das despesas da empresa. Caso eles não possam ser eliminados definitivamente, tente, ao menos, diminuí-los. Verifique tudo aquilo que não possui tanta utilidade, depois sente-se com os seus colaboradores e faça com que eles também indiquem os gastos que podem ser suprimidos.

Apure se aqueles itens que são essenciais podem ser substituídos por outros de valor menor. Com pequenas atitudes você conseguirá diminuir seus gastos e aplicar esse dinheiro em algo mais relevante para o negócio.

7. Reserve um valor para resolver imprevistos

Imprevistos acontecem e você deve levá-los em consideração. Em meio à crise econômica, um dinheiro reservado pode te salvar de situações de riscos. Não há como prever se um computador vai parar de funcionar, se alguma lâmpada do estabelecimento vai precisar de reparos ou, na pior das hipóteses, se um assalto vai acontecer.

O importante é você não esteja à mercê de incidentes que prejudiquem o seu negócio. Por isso, crie uma reserva e não mexa nela a menos que seja necessário.

8. Renegocie suas dívidas

Se, porventura, a sua empresa ainda possui algumas dívidas, não deixe que elas se acumulem e procure o seu credor o mais rápido possível. Apresente propostas de pagamento, converse e procure a melhor solução para o seu problema.

Estabeleça prioridades e evite adquirir novas dívidas — como um empréstimo, por exemplo. Antes de assinar qualquer contrato com fornecedores, bancos ou alguma empresa prestadora de serviços, analise bem suas taxas, prazos e condições de pagamento.

9. Adquira um software de gestão

Realizar o controle da gestão financeira manualmente não é uma boa ideia. Você fica sujeito a erros e a análise das finanças se torna muito complexa — além de gerar falhas na exatidão dos dados.

Com um software de gestão você facilita o seu trabalho, pois ele pode emitir NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), controlar seu estoque e separar as contas a pagar e a receber. Ademais, ele também fornece relatórios precisos, facilitando bastante a sua gestão.

A gestão financeira é a base da empresa e, se ela não estiver adequada, todos os outros setores vão ser afetados. Por isso, é importante que você siga todas as nossas dicas para proporcionar à sua empresa uma gestão financeira de qualidade, livre de erros e prejuízos.

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