Manual do Sped Fiscal: entenda de uma vez por todas

O Sped Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma obrigação acessória que integra o Projeto Sped. Esse sistema é formado por um arquivo digital que contém os registros das operações e cadastros de informações de interesse do fisco e que influenciam na apuração do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS), assim como do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Com objetivo de facilitar o uso do Sped, a Receita elaborou um Manual Sped Fiscal, que está disponível no seu próprio site.

De acordo com a legislação, a empresa contribuinte é responsável pela geração do arquivo todos os meses. Assim, para que isso ocorra, é necessário extrair as informações do PVA (Programa Validador e Assinador), que fica disponibilizado no site da Receita Federal do Brasil. Logo após validado, o arquivo deve ser assinado digitalmente (assinatura digital) e enviado para o Manual do Sped Fiscal por meio desse mesmo site.

Neste post, vamos trazer diversas informações relevantes para que você entenda melhor o que é esse Manual do Sped Fiscal. Acompanhe!

Qual é o conceito do Programa Sped?

O Programa Sped, é também conhecido como Escrituração Fiscal. Em outras palavras, ele é um arquivo digital que contém todos os documentos e informações exigidos pelo fisco, se referindo ao período em que são averiguados impostos de ICMS e IPI.

Dessa forma, ele tem como objetivo trazer mais informatização e agilidade na relação entre o contribuinte e o fisco. Assim é possível proporcionar maior economia de tempo e custos, aperfeiçoamento da fiscalização. Além disso, proporciona um aumento da autenticidade, qualidade e segurança entre as informações trocadas.

Objetivos

  • Promover a integração administrativa;
  • Padronizar e melhorar a qualidade das informações;
  • Redução dos custos;
  • Maior eficiência na fiscalização;
  • Cruzamento de informações;
  • Tornar mais célere a percepção dos ilícitos tributários;
  • Redução dos riscos de fraudes e sonegação fiscal;
  • Promover o compartilhamento de informações, entre outros.

Vantagens para o contribuinte

  • Uniformização das informações;
  • Informações padronizadas;
  • Diminuição de gastos com armazenamento de documentos físicos;
  • Segurança na disponibilização de informações;
  • Oferecimento de cópias autênticas e válidas da escrituração etc.

Vantagens para o fisco

  • Agilidade no acesso às informações;
  • Consolidação do controle e da fiscalização;
  • Aumento da produtividade do auditor;
  • Avanço da qualidade das informações, e demais.

O que é o Manual Sped Fiscal?

O Manual Sped Fiscal nada mais é do que um guia prático para o contribuinte. Ele  tem como finalidade fornecer explicações e orientações sobre a obrigatoriedade da utilização do Sped. Por exemplo, como gerar o arquivo, os prazos para envio, as regras de validação, layout, tabelas que devem ser usadas e diversas outras informações importantes.

Quem é obrigado a utilizar a Escrituração Fiscal Digital? (EFD)?

De acordo com o manual do Sped Fiscal, A Escrituração Fiscal Digital é de uso obrigatório para todos os contribuintes de IPI ou ICMS. Assim, é possível que algumas micro e pequenas empresas sejam dispensadas dessa utilização, desde que autorizado pelo fisco do estado do contribuinte e pela Secretaria da Receita Federal. Além disso, as empresas optantes pelo Simples Nacional também já estão obrigadas a se adequarem ao sistema Sped Fiscal.

Que informações devem constar na EFD e qual o prazo para envio do arquivo?

As informações que necessitam estar incluídas na EFD (Escrituração Fiscal Digital) estão detalhadas conforme o Manual Sped Fiscal. A apuração correta dos tributos devidos é feita segundo estas informações. Além disso, existem outros dados importantes para a Receita Federal e a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).

Segundo o manual Sped Fiscal, o arquivo digital da Escrituração Fiscal Digital deve ser encaminhado até o quinto dia útil do mês subsequente logo após o final do mês da apuração. Além disso,  a sua recepção ocasionará na identificação da veracidade e autenticidade dos dados informados, bem como na homologação dos impostos executada pelo contribuinte. As informações são as seguintes:

  • referentes às entradas e saídas de mercadorias, bem como os serviços realizados e tomados;
  • quantidade, descrição e preço dos produtos, insumos, produtos intermediários, utensílio para embalagens, produtos manufaturados ou sendo fabricados, em posse ou que pertence ao empreendimento do declarante ou em poder de terceiros;
  • que refletem nos inventários contábeis e físicos e nas questões tributárias de atribuição dos entres pactuados ou outras que apresentam importância para as administrações de tributos.

Os prazos previstos no manual Sped Fiscal podem variar conforme a administração tributária do estado do contribuinte. Caso ocorra a perda do prazo, por exemplo, o arquivo original pode ser enviado, porém a entrega passa a ser apontada como atrasada, submetendo-se às penalidade cabíveis.

Quais livros devem ser escriturados por meio da EFD?

No arquivo digital da EFD devem ser escriturados os seguintes livros:

  • registro de entrada de mercadorias;
  • registro de saída de mercadorias;
  • registro de inventário;
  • registro de apuração do IPI;
  • registro de apuração do ICMS;
  • CIAP (Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente);
  • livro registro de controle da produção e do estoque.

Quais são os blocos do Sped Fiscal?

O Sped Fiscal se divide em alguns blocos, para facilitar o preenchimento bem como a análise dos órgãos fiscalizadores. Veja quais são eles:

  • Bloco 0: abertura, identificação e referências;
  • Bloco C: documentos fiscais I — mercadorias (ICMS/IPI);
  • Bloco D: documentos fiscais II — serviços (ICMS);
  • Bloco E: apuração do ICMS e do IPI;
  • Bloco G: CIAP;
  • Bloco H: inventário físico;
  • Bloco K: controle da produção e do estoque;
  • Bloco 1: outras informações;
  • Bloco 9: Controle e encerramento do arquivo digital.

A sequência de preenchimento deve ser exatamente essa, cada bloco com seus registros. Esses registros são formados por campos apresentados em sequência, do menor para o maior (ordem ascendente). Incluindo todos os blocos, o primeiro registro é o 0000, e o último é o 9999. Dessa forma, o primeiro algarismo de cada registro se refere ao bloco.

Os registros obrigatórios devem aparecer sempre.Dessa forma, outros registros devem ser informados somente quando há informações a declarar. Por exemplo, quando não existirem informações no quadro “Dados Adicionais da Nota Fiscal”, o Registro C110 não precisa aparecer.

Quais documentos é preciso ficar atento?

As informações fiscais originam-se de documentos relacionados a operações que criam débitos de ICMS, IPI ou ISS, por isso é essencial ter muito cuidados e atenção com alguns documentos, como:

  • nota fiscal;
  • nota fiscal de venda ao consumidor;
  • cupom fiscal e reduções Z;
  • conhecimento de transporte;
  • nota fiscal de prestação de serviço;
  • fatura de energia elétrica.

Qual é o passo a passo para a geração da EFD?

No momento de gerar a Escritura Fiscal digital é preciso que você siga alguns passos. Apenas assim será possível ter êxito no momento da escrituração. Veja:

  • criação do arquivo;
  • importação do arquivo;
  • validação do conteúdo;
  • geração do documento para entrega;
  • assinatura digital;
  • transferência do arquivo por meio do site da Receita Federal;
  • recebimento dos arquivos pelo ambiente nacional;
  • encaminhamento dos arquivos para os estados onde o contribuinte se localiza.

Segundo o manual sped fiscal, a empresa declarante é a responsável pela geração do arquivo, que deve ser realizado do período estabelecido em lei. Para isso, primeiramente é preciso extrair e submeter as informações ao PVA, concedido pelo Sped, no site da Receita.

De acordo com a legislação, após a validação pelo PVA,esse arquivo deve ser assinado de forma digital e transferido, por intermédio da internet, ao ambiente Sped. Além disso, a assinatura deve ser feita por uma certificação digital, que deve ser expedida por meio de uma certificadora credenciada.

Quais erros podem acontecer no momento da escrituração?

Assim como qualquer mudança, com esse novo sistema não é diferente. Em um primeiro momento pode ser um pouco complicado preencher o Sped Fiscal. Por isso, é preciso tomar muito cuidado no momento do preenchimento para evitar falhas. Os principais erros que podem acontecer são:

  • falta de informação nos campos obrigatórios;
  • cadastro de contador diferente do que foi responsável pelo período de apuração;
  • ausência de ajustamento nas configurações da empresa do regime de avaliação de PIS/Cofins;
  • nota de entrada com informações inválidas;
  • falta de informação das notas de serviço;
  • chave do NCM do item da notas fiscais estarem diferentes do informado no cadastro de produtos;
  • as apurações não serem criadas no validador e muitos outros.

Como incidem o ICMS e o IPI?

O ICMS incide sobre toda operação que envolve circulação de mercadorias e serviços específicos de transporte, bem como serviços de comunicação. Assim,  o valor varia de acordo com cada estado.

Já o IPI incide sobre produtos que sofreram processos de transformação ou beneficiamento e produtos importados, assim, ele incide sobre indústrias e empresas equiparadas a indústrias (caso das empresas que praticam importação). Ele é calculado sobre o valor das mercadorias que são despachadas (nota fiscal de saída).

O imposto varia conforme o tipo de produto e sua alíquota de acordo com a importância dele (produtos menos importantes, como por exemplo cigarros e bebidas, têm alíquota mais alta que produtos como alimentos).

Assim, a fórmula para calcular IPI é: base de cálculo x alíquota / 100, sendo a base de cálculo a soma do valor do produto + frete + seguro + outras despesas.

Caso o produto seja vendido diretamente para o consumidor final, o IPI integra a base de cálculo do ICMS.

Para empresas do Simples, ICMS bem como IPI são pagos, com os outros tributos, por meio da guia DAS.

Como diferenciar as notas fiscais de entrada e saída?

Existe uma grande diferença entre as notas fiscais de entrada e notas fiscais de saída, e é interessante que você saiba a diferença entre elas.

Primeiramente, a nota fiscal de entrada é emitida pelos fornecedores, no momento em que ele é recebido pela empresa contribuinte. As informações que constam nestas notas (modelo 1 ou 1-A ou NF-e), são muito importantes para o negócio. Isso porque elas ajudam no controle de estoque, gerenciamento de produção e também na projeção financeira e contábil.

Já a Nota Fiscal de Saída é emitida no momento em que a empresa vende um produto ou presta algum serviço. Nestes casos as notas são preenchidas com dados do produto negociado. Por exemplo, o valor total, impostos, NCM, informações sobre entrega, classificação fiscal da operação segundo o regime tributário da empresa e o que a lei determina sobre ICMS e substituição tributária (ST).

Todas as notas são lançadas no livro de registros, sendo que o livro de entradas apresenta campos destinados ao IPI e ICMS da compra de produtos.

Você sabe o que significa o registro 0200?

Esse registro do bloco 0 tem a finalidade de informar produtos, serviços e outros itens relacionados às transações fiscais, à movimentação dos estoques durante o ciclo de produção, bem como os insumos da empresa contribuinte.

Só devem ser referenciados itens que apareceram em outros blocos. Assim, o código do produto/serviço deve ser o mesmo na emissão dos documentos fiscais, na entrada de mercadorias e em qualquer outra informação que for prestada ao fisco.

Alguns campos do registro 0200

No campo 01, coloca-se o número do registro (0200). Nos campos 02 e 03, são colocados o código do item e sua descrição respectivamente. No campo 04, informam-se os códigos de barras dos produtos caso existam: GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 ou GTIN-14.

O campo 07 identifica o tipo de item, conforme a tabela:

  • 01 (matéria-prima);
  • 02 (embalagem);
  • 03 (produto em processo);
  • 04 (produto acabado);
  • 05 (subproduto);
  • 06 (produto intermediário);
  • 07 (material de uso e consumo);
  • 08 (ativo imobilizado);
  • 09 (serviços);
  • 10 (outros insumos);
  • 99 (outras).

O campo 08 contém o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que é alvo de muitos erros no preenchimento. Não existe NCM para serviços, nem para os tipos de item 07, 08, 09, 10 e 99.

No campo 11, deve-se informar o código de serviços. O campo 12 é preenchido com a alíquota correta de ICMS.

Bloco K do Sped Fiscal

O Bloco K é uma parte das informações do SPED Fiscal, uma vez que ele diz respeito ao Registro de Controle da Produção e do Estoque. Ele afeta empresas da indústria e atacado. Estas empresas  devem informar alguns dados referentes ao estoque, processos de manufatura, transformação, fabricação ou outros referentes à industrialização.

Segundo o Ajuste SINIEF de 2016, o Bloco K em 2019 irá afetar estabelecimento industriais classificados nas divisões 10 a 32 da CNAE, além de estabelecimentos atacadistas classificados nos grupos 462 a 469.

A entrega do registro do Bloco K é mensal e a não entrega no prazo estabelecido pelo Fisco pode ser superior a 5% do total das operações efetuadas dentro do período de apuração.

Como adaptar sua empresa ao Sped Fiscal?

Além de tudo que já foi informado neste texto, conserve sempre seus documentos bem organizados. É primordial, até mesmo porque está estabelecido em lei, que você mantenha a escrituração e os documentos digitais por um prazo de pelo menos 5 anos. Além disso, é interessante que você tenha cópias digitais de segurança de todos os arquivos produzidos.

Portanto, avalie o sistema de gestão, o provedor de acesso à internet e os bancos de dados utilizados por sua empresa e veja se estão adaptados a esse novo processo. Além disso, consulte sempre o Manual do Sped Fiscal para se orientar melhor.

Também é de suma importância que o empresário conte com a ajuda de um profissional especializado, pois ele é a melhor pessoa para orientar, capacitar os envolvidos, criar rotinas e estratégias para evitar que ocorram falhas na execução do procedimento.

Concluindo, o Sped Fiscal atualmente é um tema obrigatório para todos aqueles que desejam sempre estar atualizados com as inovações que ocorrem diariamente no mercado, e até mesmo devido a sua imposição para todas empresas. Além disso, para não ficar de fora e estar bem orientado sobre todo procedimento, não deixe de consultar o Manual do Sped Fiscal. Ele pode ser um forte canal para os esclarecimentos de suas dúvidas!

Gostou desse texto sobre o Manual do Sped Fiscal? Então que tal conferir alguns materiais  que podem auxiliar ainda mais a gestão da sua empresa?Confira a nossa sessão de materiais educativos.

Samuel M Basso

Mais de 16 anos de experiência na área de tecnologia da informação Samuel é um executivo de negócios de TI, empresário e professor. Tem uma grande experiência em análise e desenvolvimento de sistemas de gestão, marketing digital, consultor de micro e pequenas empresas.

Este post tem 14 comentários

  1. ANDRE LUIZ PREZOTTO

    Excelente texto muito bem elaborado! Parabéns

    Fico com uma dúvida
    Em relação a escrituração de notas de entrada para o sped todas devem constar os dados do ICMS e IPI?
    Ex: aquisição de matéria prima com IPI não tributado devemos escriturar na entrada com IPI cst 03 correto? E para aquisição que o IPI está lançado no cst 99 devemos dar entrada no cst 49? E para notas que não consta cst para ipi como devemos proceder com a escrituração das notas fiscais?

    1. Samuel Basso

      Que bom que você gostou do artigo, Andre. Muito obrigado pela pergunta. Vamos a resposta.

      Todas as notas de entrada geradas no SPED devem conter impostos destacados caso a empresa tenha direito a crédito. Se realizar uma compra, por exemplo, de material de uso e consumo, por mais que a nota fiscal do fornecedor tenha impostos destacados ao lançar no SPED não pode ter impostos informados, pois a empresa não se credita. Agora a compra de mercadoria para revenda ou matéria-prima deverá informar os impostos, pois a empresa tem direito a crédito. No caso do IPI que você comentou, geralmente vem com CST 50 aí lança como 00 (credito imposto). Agora quando vem com 53 sim você lança com 03. O mesmo ocorre com 99 para 49 e se não vier com CST eu entendo que não tem direito a crédito, então 49. Espero ter ajudado. Abraço.

  2. ANDRESSA

    TEM COMO FAZER O SPED SEM TEM PROGRAMA DE LANÇAMENTO DE NOTAS? HA ALGUMA FORMA DE LANÇAR AS NOTAS DE COMPRA E VENDA VIA XML DIRETO NO PROGRAMA DO SPED?

    1. Fabricio Romio

      Olá Andressa. Muito obrigado pela sua pergunta.
      O contador, ao fazer a contabilidade consegue fazer manualmente o lançamento dos XMLs e, após, gerar o arquivo que será importado diretamente para o programa do SPED.
      Um abraço.

  3. Eudes Rocha

    Empresa do simples, perdeu, ficou obrigada, voltou para o simples , mas continua obrigada, como fica o ICMS, pois tem produtos com ST e tá pedindo apuração de ST…. no sped

    1. Fabricio Romio

      Boa tarde Eudes, tudo bem?
      Não consegui compreender muito bem sua pergunta. Porém, se a empresa é do Simples a apuração é sobre faturamento e gera a guia DAS. Se sair do Simples tem apuração de impostos vendas x compras. Voltando para o Simples não teria apuração de impostos separados, a não ser que a empresa é do simples mas com faturamento acima de 3.600.000,00.

  4. Bom dia,
    As notas fiscais de entrada de imobilizado devem ser escrituradas no bloco C ou somente no Bloco G. Caso positivo, devemos destacar o ICMS ou devemos deixar para fazê-lo todo no Bloco G?

    1. Fabricio Romio

      Olá Vinicio.
      As notas de entrada de imobilizado devem sim ser escrituradas no bloco C com CST 90 sem informação de crédito. O crédito deve ser feito mensalmente de acordo com as parcelas que a empresa tem direito emitindo uma nota de entrada para ela mesma com CFOP 1604 e essa nota sim escriturada no bloco G.
      Espero ter te auxiliado.

  5. Ellen

    Bom dia! Poderia me responder o seguinte:

    Mercadorias consideradas, insumos sem aproveitamento de crédito de ICMS, devo lançar item a item ou posso fazer um lançamento genérico?
    O mesmo pergunto para todo o material de uso e consumo? Posso lançar um unico item “material uso e consumo” por nota?
    Muito obrigada por compartilhar sua experiencia

    1. Fabricio Romio

      Olá, Ellen. Tudo bem?
      O correto é efetuar o lançamento de item a item. Desta forma a nota fiscal de entrada lançada e informada no SPED fiscal fica de acordo com a emitida pelo fornecedor, evitando assim, qualquer divergência de informação.
      Além disso, internamente em seu sistema de gestão você terá o histórico dessas compras, como os itens e os preços negociados para eventuais consultas.
      Um abraço.

  6. Patricia Ferreira

    Primeiramente agradeço por sua generosidade em compartilhar seu conhecimento. Mas tenho algumas dúvidas se você puder me ajudar agradeço, quando recebo uma Nota de outro estado e faço a regularização do produto, o ICMS-ST Regularização deve constar no SPED?
    E quando recebo uma nota fiscal do fornecedor e a mesma já vem com ST destacado, ao escriturar a nota no meu Livro de Entradas deve constar o ICMS-ST ou devo soma-lo junto ao Valor Contábil?

    Desde já agradeço sua atenção…
    Patrícia Ferreira

    1. Fabricio Romio

      Olá Patricia. Tudo bem?
      Repassamos a suas questões para nossa equipe. Seguem abaixo as respostas.

      1. Acreditamos que, como a regularização da ST não consta na NF, não vai para o SPED.
      2. Neste caso, o ICMS ST deve constar junto ao valor contábil.

      Porém, sempre é bom entrar em contato com os escritórios de contabilidade para ter precisão, pois o mesmo conhece a realidade da empresa, o segmento de atuação e suas particularidades.

      Um abraço.

  7. Bianca Jungles

    Olá Fabricio. Tudo bem?

    Gostaria de saber se eu consigo visualizar as notas de saída no sped, como mais detalhes. Se quando estão com algum erro o Sped me alerta da mesma, ou ela só gera a informação das notas de saída e alerta somente os erros da nota de entrada ?

    1. Fabricio Romio

      Dentro do validador do SPED Fiscal você consegue sim analisar todos os dados das notas fiscais de entrada e de saída e que foram enviadas no arquivo. E verificar no caso de algum erro, qual o campo que o validador está acusando para correção.

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